Vom Zählen des Bargelds zum Zählen auf Operational Excellence

Zeit vergeuden

Vor der Installation der smarttill® Lösung nahm der Bargeldabgleich
täglich bis zu zwei Stunden in Anspruch. Es dauerte 45 Minuten, um das Bargeld zu zählen, die Werte für den Bargeldabzug und die Auffüllung zu ermitteln und die Einsätze in der Schublade zurückzusetzen. Am Ende des Tages brachten die Kassierer die Einsätze über eine Treppe in ein Hinterzimmer, wo sie gezählt wurden. Die Einsätze wurden dann mit den Bargeldbeträgen des nächsten Tages aufgefüllt.

Wenn einer Kassiererin im Laufe des Tages die Münzen ausgingen, nahm eine Aufsichtsperson einen 20-Pfund-Schein und tauschte ihn im Hinterzimmer in Münzen um. “Dazu musste man mit dem Geld die Treppe hoch und runter laufen, was nicht sehr effektiv ist und Zeit kostet. Das konnte bis zu 10 Mal an einem Tag passieren”, sagt Filialleiter Andy Pengelly. Zu Stoßzeiten wurde dadurch der Kundenservice unterbrochen.

Ein weiteres Problem waren die Bargeldabhebungen. Dreimal am Tag nahm ein Aufseher Bargeld aus den Schubladen, stopfte es in Umschläge, notierte den Betrag und legte es in einen Safe. Am nächsten Tag wurde das Bargeld als Teil des Abstimmungsprozesses durch einen mechanischen Banknotenzähler geleitet.

Cash Loss Lösung

Obwohl das Geschäft kein großes Problem mit Bargeldverlusten hatte, sagt Herr Pengelly, dass die Unternehmensrichtlinien eine Untersuchung von Diskrepanzen ab 5 Pfund vorsehen. Da mehrere Kassierer dieselbe Kasse benutzten, war es schwierig, eine Unstimmigkeit jemandem zuzuordnen. Selbst wenn man sich das Videomaterial der Sicherheitskameras ansieht, ist der Schuldige vielleicht nicht offensichtlich.

Mit smarttill® werden die Aufnahmen mit einem Zeitstempel versehen, so dass die Filialleiter etwaige Kassenstreitigkeiten auf den CCTV-Aufnahmen schnell identifizieren können – eine Aufgabe, die normalerweise mühsam wäre und viele Stunden in Anspruch nehmen würde. Das ist jetzt kein Problem mehr. Die smarttill® Lösung führt genaue Zählungen durch und zeichnet auf, wer die Kasse benutzt. “Es geht nicht darum, nicht zu vertrauen, sondern um echte Fehler und die Unterstützung Ihrer Mitarbeiter”, sagt er. Herr Pengelly erwartet, dass smarttill die Bargeldverluste auf Null reduzieren wird.

Die smarttill® Lösung löst auch Kundenstreitigkeiten. Wenn ein Kunde behauptet, er habe Wechselgeld in Höhe von z.B. 10 £ statt 20 £ erhalten, kann die smarttill® Cash Manager Software sofort feststellen, ob der Kunde Recht hat. In der Vergangenheit wurde der Kunde gebeten, am nächsten Tag nach dem Abgleich wiederzukommen. Das war unbequem für die Kunden und unangenehm für die Mitarbeiter, aber jetzt dient die smarttill-Lösung als unabhängiger Zeuge.

Insgesamt war die smarttill® Lösung eine positive
Ergänzung, die das Geschäft effizienter macht und
den Kundenservice verbessert.

In der Costcutter-Filiale in Porthleven, Großbritannien, herrscht reger Betrieb, vor allem in den Sommermonaten
wenn die Touristen in die Küstenstadt strömen. Die Mitarbeiter verbrachten mehr
als zwei Stunden täglich mit dem Zählen von Geld, dem Berechnen von Kassenbewegungen und dem Auffüllen von
Kassen, was die Produktivität beeinträchtigte. Da mehrere Kassierer dieselben Kassen benutzten, war es
schwierig, jemanden für Unstimmigkeiten zur Verantwortung zu ziehen.

Um die Effizienz zu steigern, begann der Eigentümer der Costcutter-Filiale in Porthleven
, sich nach neuen Möglichkeiten der Bargeldverwaltung umzusehen. So kam es, dass die Costcutter
Supermarkets Group die intelligente Kassenschublade smarttill® von
Cash Bases Ltd ausprobierte, einem Unternehmen aus Newhaven, Großbritannien, das 2015 mit apg® aus Minneapolis fusionierte. Als der Franchisenehmer die Schublade in Aktion sah, gefiel ihm, was er sah, und er beschloss, die smarttill®-Lösung einzusetzen.

Es wurde eine Lösung bestehend aus vier 460 Flip Lid smarttill® Intelligent Cash Drawers und der smarttill® Cash Manager-Anwendung eingesetzt, die eine ältere
Reihe von Cash Bases-Schubladen ersetzte.

Operative Verbesserungen

Mit smarttill® müssen die Mitarbeiter “kein Geld mehr zum Zählen durch den Laden tragen”, sagt Herr Pengelly. Die smarttill® Lösung berechnet die Bargeldbeträge und macht es überflüssig, jeden Tag einzelne Münz- und Geldscheineinsätze zu entnehmen, was Zeit spart. Der Banknotenzähler wurde in den Ruhestand versetzt.

“Mit der intelligenten Kassenschublade von smarttill wird jedes Mal, wenn Bargeld in die Kasse ein- oder ausgeht, geprüft, gezählt und aufgezeichnet. In der Vergangenheit haben wir die Kasse nur während des morgendlichen Abgleichs überprüft”, sagt Herr Pengelly. Wenn jetzt die Abgleichsberichte ausgedruckt werden, zeigen sie genau den tatsächlichen Wert des Kassenbestands und nicht mehr den erwarteten berechneten Bargeldwert. Wenn eine Aufstockung des Kassenbestands erforderlich ist, zeigt die smarttill® Cash Manager Software mit Hilfe eines ampelähnlichen Systems einem Vorgesetzten an, dass ein bestimmter
Nennwert an einer der Kassen zur Neige geht (gelbes Licht). “Wenn er das nächste Mal zu den Kassen geht, nimmt er das benötigte Bargeld und legt es in die Kasse. Das ist eine vorbeugende Maßnahme und verursacht keine Unterbrechungen für die Kunden, weil das Wechselgeld nie ausgeht.”

Darüber hinaus zeichnet die smarttill® Lösung automatisch Bargeldabhebungen auf und erstellt einen Bericht, der in den Umschlag mit dem Geld gelegt wird. Der Bericht dient als Backup für die täglichen Abgleichsberichte.

Schnelle Installation

Die Installation der smarttill Solution dauerte einen Tag. Es wurde mit der am wenigsten ausgelasteten Kasse
begonnen und dann zur am stärksten ausgelasteten Kasse hochgefahren. “Die Installation verlief reibungslos, ohne dass der Service für die Kunden
unterbrochen wurde”, sagt Pengelly.

Die Schulung des Personals war ein unkomplizierter Prozess, bei dem es hauptsächlich darum ging, dass sich die Kassierer auf
an ein neues Einsatzlayout mit anderen Noten- und Münzpositionen gewöhnen mussten. Sie mussten auch
einige neue Tastenbefehle sowie Änderungen bei den Float- und Cash-Lift-Prozessen lernen.

“Die Mitarbeiter haben die Lösung angenommen, weil sie Zeit spart und die Transaktionen beschleunigt”, sagt Herr Pengelly. “Die intelligenten Kassenautomaten von smarttill haben ihre Arbeit nicht verändert, aber sie erhalten jetzt am Ende ihrer Schicht eine Quittung, die ihnen die Genauigkeit ihrer Arbeit zeigt, was ein Plus ist.”

Herr Pengelly sagt, dass die Zeitersparnis durch die smarttill® Lösung
es ihm ermöglicht hat, seine Mitarbeiter mit anderen Aufgaben zu betrauen, die er sonst in seinen Tag packen musste. Herr Pengelly glaubt, dass die Filiale in Porthleven als Modell für andere Costcutter-Filialen dienen wird.

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