
De l’argent liquide à l’excellence opérationnelle
Une étude de cas apg® en partenariat avec les supermarchés Costcutter

Calcule les montants en espèces,
en éliminant le compteur de billets.

Les images sont horodatées,
pour des litiges rapides.

Installation en un jour et
un processus de formation simple
Le personnel passait plus de deux heures par jour sur le site
à compter l’argent, à calculer les fonds de caisse et à remplir les caisses, ce qui nuisait à la productivité. Comme plusieurs caissiers utilisaient les mêmes caisses, il était difficile de tenir qui que ce soit pour responsable des écarts.
Manger du temps
Avant l’installation de la solution smarttill®, le rapprochement des espèces prenait
jusqu’à deux heures par jour. Il fallait 45 minutes pour compter les espèces, établir les valeurs d’encaissement et de remplissage et réinitialiser les inserts du tiroir. À la fin de la journée, les caissiers montaient les encarts dans un escalier jusqu’à un arrière-boutique pour les compter. Les encarts étaient ensuite remplis avec les fonds de caisse du lendemain.
Lorsqu’un caissier n’avait plus de pièces pendant la journée, un superviseur prenait un billet de 20 livres sterling et l’échangeait contre des pièces dans l’arrière-boutique. “Cela impliquait de monter et descendre les escaliers avec l’argent, ce qui n’est pas très efficace et prend du temps. Cela pouvait se produire jusqu’à dix fois par jour”, explique Andy Pengelly, directeur du magasin. Aux heures d’affluence, cela interrompait le service à la clientèle.
Un autre problème concernait les levées de fonds. Trois fois par jour, un superviseur retirait l’argent des tiroirs, le mettait dans des enveloppes, notait le montant et le plaçait dans un coffre-fort. Le lendemain, l’argent passait par une compteuse de billets mécanique dans le cadre du processus de réconciliation.
Solution pour les pertes de trésorerie
Selon M. Pengelly, même si le magasin n’avait pas vraiment de problème de perte de trésorerie, la politique de l’entreprise prévoit d’enquêter sur les écarts de 5 livres sterling ou plus. Comme plusieurs caissiers utilisaient la même caisse, il était difficile d’attribuer un écart à quelqu’un en particulier. Même en consultant les images de vidéosurveillance, le coupable n’est pas toujours évident.
Avec smarttill®, les images sont horodatées et les directeurs de magasin peuvent rapidement identifier les litiges de caisse sur les images de vidéosurveillance – une tâche qui serait normalement laborieuse et prendrait de nombreuses heures. Ce n’est plus un problème. La solution smarttill® permet d’effectuer des comptages précis et de savoir qui utilise la caisse. “Il ne s’agit pas de ne pas faire confiance, mais plutôt d’identifier les erreurs réelles et de soutenir votre personnel”, explique-t-il. M. Pengelly espère que smarttill réduira à zéro les pertes d’argent liquide.
La solution smarttill® résout également les litiges avec les clients. Si un client dit qu’il a reçu de la monnaie pour, par exemple, 10 £ au lieu de 20 £, le logiciel smarttill® Cash Manager peut dire immédiatement si le client a raison. Auparavant, le client devait revenir le lendemain après la réconciliation. C’était gênant pour les clients et embarrassant pour les employés, mais aujourd’hui, la solution smarttill sert de témoin indépendant.


Dans l’ensemble, la solution smarttill® a été un ajout positif à
, rendant le magasin plus efficace et
améliorant le service à la clientèle.
Le magasin Costcutter de Porthleven, au Royaume-Uni, est très fréquenté, surtout pendant les mois d’été
, lorsque les touristes affluent dans cette ville balnéaire. Le personnel passait plus de
deux heures par jour à compter l’argent, à calculer les fonds de caisse et à remplir les caisses
, ce qui nuisait à la productivité. Comme plusieurs caissiers utilisaient les mêmes caisses, il était
difficile de demander des comptes à qui que ce soit en cas d’écarts.
Pour améliorer son efficacité, le propriétaire du magasin Costcutter de Porthleven a commencé
à chercher de nouvelles options de gestion des espèces. Il se trouve que le groupe de supermarchés Costcutter
essayait le tiroir-caisse intelligent smarttill® de
Cash Bases Ltd, une société de Newhaven, au Royaume-Uni, qui a fusionné avec apg®, basée à Minneapolis, en 2015. Lorsque le propriétaire de la franchise a vu le tiroir en action, il a aimé ce qu’il a vu et a décidé de déployer la solution smarttill®.
Une solution composée de quatre tiroirs-caisses intelligents smarttill® 460 Flip Lid et de l’application smarttill® Cash Manager a été déployée, en remplacement d’un ancien ensemble de tiroirs Cash Bases
.

Améliorations opérationnelles
Avec smarttill®, les employés “ne transportent plus d’argent dans le magasin pour le compter”, déclare M. Pengelly. La solution smarttill® calcule les montants en espèces, ce qui évite d’avoir à retirer chaque jour les pièces et les billets, d’où un gain de temps. La compteuse de billets a été mise hors service.
“Avec le tiroir-caisse intelligent smarttill, chaque fois que de l’argent entre ou sort de la caisse, il est vérifié, compté et enregistré. Auparavant, nous ne contrôlions la caisse qu’au moment du rapprochement du matin”, explique M. Pengelly. Désormais, lorsque les rapports de rapprochement sont imprimés, ils indiquent avec précision la valeur réelle du fonds de caisse, et non plus la valeur calculée attendue de l’argent liquide. Lorsqu’un appoint de fonds de caisse est nécessaire, le logiciel smarttill® Cash Manager utilise un système de feux de signalisation pour indiquer à un superviseur qu’une certaine dénomination de
est épuisée (feu jaune) sur n’importe quelle caisse. “Lorsqu’il se rend aux caisses la fois suivante, il prend l’argent nécessaire et le dépose dans la caisse. Il s’agit d’une mesure préventive qui n’entraîne aucune interruption pour les clients, car la monnaie n’est jamais épuisée.
En outre, la solution smarttill® enregistre automatiquement les levées de fonds et génère un rapport qui est inséré dans l’enveloppe contenant l’argent. Ce rapport sert de sauvegarde aux rapports de réconciliation quotidiens.
Installation rapide
L’installation de la solution smarttill a pris une journée. L’installation a commencé par le point de vente le moins fréquenté (
) et s’est poursuivie jusqu’au point de vente le plus fréquenté. “L’installation s’est faite en douceur, sans aucune interruption du service aux clients
“, précise M. Pengelly.
La formation du personnel s’est déroulée sans difficulté, les caissiers devant principalement s’adapter à
une nouvelle présentation des encarts avec des emplacements différents pour les billets et les pièces. Ils ont également dû apprendre
quelques nouvelles commandes de touches, ainsi que les changements apportés aux processus d’encaissement et de retrait.
“Les employés ont adopté la solution parce qu’elle leur permet de gagner du temps et d’accélérer les transactions”, explique M. Pengelly. “Les tiroirs-caisses intelligents smarttill n’ont pas du tout changé leur travail, mais ils reçoivent désormais un reçu à la fin de leur service leur indiquant l’exactitude de leur travail, ce qui est un plus.”
M. Pengelly affirme que le gain de temps rendu possible par la solution smarttill® a permis à
de réaffecter le personnel à d’autres tâches qu’il devait caser dans sa journée. M. Pengelly pense que le magasin de Porthleven servira de modèle aux autres magasins Costcutter.
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