Dal conteggio dei contanti al conteggio dell’eccellenza operativa

Mangiare il tempo

Prima dell’installazione della soluzione smarttill®, la riconciliazione del contante consumava
fino a due ore al giorno. Ci volevano 45 minuti per contare i contanti, stabilire i valori di prelievo e di ricarica e reimpostare gli inserti del cassetto. A fine giornata, i cassieri portavano gli inserti su per una serie di scale in un ufficio sul retro per il conteggio. Gli inserti venivano poi riempiti con i contanti del giorno successivo.

Quando un cassiere finiva le monete durante il giorno, un supervisore prendeva una banconota da 20 sterline e la cambiava in monete nel retrobottega. “Questo comportava correre con i soldi su e giù per le scale, il che non è molto efficace e fa perdere tempo. Questo poteva accadere fino a 10 volte in un giorno”, dice il direttore del negozio Andy Pengelly. Nei momenti di maggiore affluenza, questo interrompeva il servizio ai clienti.

Un altro problema riguardava i prelievi di contante. Tre volte al giorno, un supervisore prelevava i contanti dai cassetti, li inseriva nelle buste, annotava l’importo e li riponeva in una cassaforte. Il giorno successivo, il contante veniva inserito in un contatore meccanico di banconote come parte del processo di riconciliazione.

Soluzione per le perdite di cassa

Anche se il negozio non aveva grossi problemi di perdita di cassa, dice il signor Pengelly, la politica aziendale prevede che si indaghi sulle discrepanze di 5 o più sterline. Con più cassieri che utilizzano la stessa cassa, era difficile attribuire una discrepanza a qualcuno. Anche consultando i filmati delle telecamere di sicurezza, il colpevole potrebbe non essere evidente.

Grazie a smarttill®, i filmati vengono datati e i gestori dei punti vendita possono identificare rapidamente eventuali contestazioni alla cassa nei filmati delle telecamere a circuito chiuso: un compito che normalmente sarebbe stato laborioso e avrebbe richiesto molte ore. Ora non è più un problema. La soluzione smarttill® mantiene conteggi accurati e una registrazione di chi utilizza la cassa. “Non si tratta di non fidarsi, ma piuttosto di errori autentici e di supportare il personale”, afferma Pengelly. Pengelly prevede che smarttill ridurrà a zero le perdite di denaro.

La soluzione smarttill® risolve anche le controversie con i clienti. Se un cliente dice di aver ricevuto un resto di, ad esempio, 10 sterline invece di 20, il software smarttill® Cash Manager può dire immediatamente se il cliente ha ragione. In passato, al cliente veniva chiesto di tornare il giorno successivo dopo la riconciliazione. Era scomodo per i clienti e imbarazzante per i dipendenti, ma ora la soluzione smarttill funge da testimone indipendente.

Nel complesso, la soluzione smarttill® è stata un’aggiunta positiva a
, rendendo il negozio più efficiente e
migliorando il servizio ai clienti.

Il negozio Costcutter di Porthleven, nel Regno Unito, è un luogo molto frequentato, soprattutto nei
mesi estivi, quando i turisti affollano la città balneare. Il personale spendeva
più di due ore al giorno per contare il denaro, calcolare i movimenti di cassa e riempire le
casse, con un conseguente calo della produttività. Con più cassieri che utilizzavano le stesse casse, era
difficile ritenere qualcuno responsabile di eventuali discrepanze.

Per aumentare l’efficienza, il proprietario del negozio Costcutter di Porthleven ha iniziato
a valutare nuove opzioni di gestione del contante. Il caso ha voluto che Costcutter
Supermarkets Group stesse provando il cassetto intelligente per contanti smarttill® di
apg®. Quando il proprietario del franchising ha visto il cassetto in azione, gli è piaciuto e ha deciso di adottare la soluzione smarttill®.

È stata implementata una soluzione composta da quattro cassetti intelligenti smarttill® 460 Flip Lid e dall’applicazione smarttill® Cash Manager, in sostituzione di un vecchio set di cassetti apg®
.

Miglioramenti operativi

Con smarttill® in funzione, i dipendenti “non portano più il denaro in giro per il negozio per contarlo”, afferma Pengelly. La soluzione smarttill® calcola gli importi dei contanti, eliminando la necessità di rimuovere ogni giorno i singoli inserti di monete e banconote, con un conseguente risparmio di tempo. Il conta banconote è stato ritirato.

“Con il cassetto intelligente smarttill, ogni volta che i contanti entrano o escono dalla cassa, vengono controllati, contati e registrati. In passato, controllavamo la cassa solo durante la riconciliazione mattutina”, afferma Pengelly. Ora, quando si stampano i rapporti di riconciliazione, questi mostrano con precisione il valore reale del flottante e non più il valore calcolato del contante previsto. Quando è necessario un rabbocco del flottante, il software smarttill® Cash Manager utilizza un sistema semaforico per segnalare al supervisore che un determinato taglio di
sta per esaurirsi (luce gialla) su una qualsiasi delle casse. “Quando si reca alle casse la volta successiva, prende il contante necessario e lo versa nella cassa. Si tratta di un’azione preventiva che non causa interruzioni ai clienti perché il resto non finisce mai”.

Inoltre, la Soluzione smarttill® registra automaticamente i prelievi di denaro e genera un rapporto che viene inserito nella busta con il denaro. Il rapporto serve come backup dei rapporti di riconciliazione giornalieri.

Installazione rapida

L’installazione della soluzione smarttill ha richiesto un giorno. Si è iniziato con il POS meno trafficato
e si è passati a quello più trafficato. “È stato tutto regolare, senza alcuna interruzione del servizio ai clienti
“, afferma Pengelly.

La formazione del personale è stata un processo semplice, che ha coinvolto soprattutto i cassieri che si sono adattati a
un nuovo layout degli inserti con diverse posizioni per le banconote e le monete. Inoltre, hanno dovuto imparare
alcuni nuovi comandi dei tasti, oltre a modificare i processi di gestione e sollevamento del contante.

“I dipendenti hanno accolto la soluzione perché fa risparmiare tempo e velocizza le transazioni”, afferma Pengelly. “I cassetti intelligenti smarttill non hanno cambiato affatto il loro lavoro, ma ora ricevono una ricevuta alla fine del turno che dimostra l’accuratezza del loro lavoro, il che è un vantaggio”.

Il sig. Pengelly afferma che il risparmio di tempo reso possibile dalla soluzione smarttill® gli ha permesso di riassegnare il personale ad altre mansioni che doveva inserire nella giornata. Il sig. Pengelly ritiene che il negozio di Porthleven servirà da modello per altri negozi Costcutter.

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