Il distributore di benzina irlandese elimina i costi di gestione del contante

In passato, le stazioni di servizio si occupavano solo di carburante. Ora, con BP che ha riferito che la metà
dei suoi clienti nel Regno Unito e in Irlanda si ferma per mangiare invece che per il carburante e la
recente introduzione di stazioni di ricarica elettrica e armadietti per il ritiro online,
la crescente domanda di convenienza sta cambiando il settore. Mentre le aziende
si adattano a queste nuove tendenze, devono anche continuare a soddisfare i clienti nuovi e
esistenti che utilizzano contanti, carte o pagamenti mobili per i loro acquisti.

Per la stazione di servizio e il minimarket Daybreak di Westmeath, in Irlanda,
l’adattamento è già iniziato. A causa dell’aumento del volume dei clienti,
Daybreak passava troppo tempo a riempire i cassetti di contanti, a
completare il conteggio dei contanti e a individuare le discrepanze, così i proprietari del negozio hanno deciso che era
arrivato il momento di cercare una soluzione per la gestione del contante.

La direzione di Daybreak si è rivolta al suo fornitore di punti vendita (POS) da 10 anni,
Station Master, per chiedere aiuto. Station Master, fornitore leader di ePOS per i negozi
e le stazioni di servizio, stava per integrare il cassetto intelligente smarttill® di apg® Cash Drawer nella sua piattaforma SmartPOS. Una volta
sentite le capacità della tecnologia smarttill®, i proprietari del negozio hanno detto che avrebbero
voluto implementarla il prima possibile. “Ne abbiamo bisogno”, ha dichiarato Sarah Orme,
direttrice dell’azienda e responsabile giornaliera del negozio.

Daybreak si trova appena fuori dalla zona rurale di Delvin, nella contea di Westmeath. Il negozio
è stato aperto nel 2006 e attualmente impiega 13 persone. La gestione del contante era diventata
una sfida fastidiosa. “Era difficile individuare il momento esatto in cui si verificavano le
discrepanze”, racconta Orme. “Spesso passava il giorno successivo prima che il problema
potesse essere risolto perché il personale era andato a casa. Era molto dispendioso provare a
trovare l’ora in cui era stato commesso l’errore”.

Il conteggio dei contanti alla fine della giornata veniva effettuato con una macchina per il conteggio, che
richiedeva molto tempo al personale, ricorda l’autrice. Se si verificava un errore di conteggio,
dovevano ricominciare daccapo, con un ulteriore dispendio di tempo.

L’automazione del contante fa risparmiare tempo

Prima dell’installazione della smarttill® Solution, Orme racconta che “ci volevano fino a 15 minuti per riconciliare il turno e avere un galleggiante pronto per il turno successivo. In genere, i turni sono quattro in un giorno (due casse hanno due turni ciascuna). In totale ci sarebbe voluta un’ora. In confronto, utilizzando la tecnologia smarttill®, ci vuole solo un minuto per turno, per un totale di quattro minuti per la giornata”.

Incassare a fine giornata significava anche contare tutte le monete e i contanti, ma
ora, grazie alla tecnologia smarttill®, ci vogliono solo pochi secondi per totalizzare le casse a
fine serata.

Di conseguenza, Daybreak ha visto una riduzione complessiva delle ore di personale e di amministrazione dedicate a questi compiti, migliorando al contempo il servizio ai clienti nel negozio.

Nel frattempo, Station Master sta pianificando l’implementazione della soluzione smarttill® per altri clienti di
ed è soddisfatta della partnership con apg®. Secondo Keegan, “L’alto livello di
supporto che abbiamo ricevuto dopo l’implementazione è stato impressionante e rassicurante”. Di conseguenza, afferma che non esiterebbe a raccomandare la Soluzione smarttill® e apg® ad altri.

La soluzione smarttill® è stata installata in oltre 20 siti
di stazioni di servizio e gruppi simbolo in Irlanda per una serie di marchi famosi. Vedrai
questa tecnologia in un numero sempre maggiore di stazioni di servizio quando ti fermerai per una pausa o
per fare il pieno.

Una soluzione completa

Avendo lavorato con Station Master per 10 anni, la direzione di Daybreak non aveva dubbi che il fornitore avrebbe trovato la soluzione giusta. “Abbiamo piena fiducia nei loro consigli, nei servizi di installazione e nel servizio di back-up. Tutti i membri del personale sono cordiali e competenti e sono sempre pronti a correggere qualsiasi errore tecnico”, afferma Orme.

In attività da oltre 20 anni, Station Master, con sede a Celbridge vicino a Dublino, serve clienti in tutte le 32 contee del paese. L’azienda si concentra principalmente su minimarket e piazzali e ha integrato la soluzione smarttill® nella sua offerta di POS nell’autunno del 2017.

“Ho dato al cliente una dimostrazione della soluzione smarttill® Cash Management e gli ho spiegato come funziona e come si integra con il POS e il software di back-office”, spiega Patrick Keegan, direttore di Station Master. “La decisione di acquistare la soluzione è stata immediata”.

Questo perché la direzione di Daybreak si è subito resa conto di come la tecnologia smarttill® avrebbe risolto problemi urgenti come la vulnerabilità del negozio ai furti di contante interni, nonché i costi associati alla gestione dei movimenti di cassa e all’individuazione di episodi di furto e altre discrepanze. Secondo Keegan, “Il cassetto intelligente per contanti smarttill® offriva la soluzione completa di cui il cliente aveva bisogno”.

Un’importante caratteristica che la tecnologia smarttill® ha permesso a Station Master di introdurre è stata una segnalazione sul POS che avvisa immediatamente i cassieri di una discrepanza dopo una transazione in contanti. “Questo incoraggia una migliore gestione del contante e agisce come potente deterrente contro i furti, con l’obiettivo di ridurre le perdite di contante al POS”, ha continuato Keegen.

Dopo l’installazione dei cassetti intelligenti smarttill®, la direzione di Daybreak non deve più preoccuparsi dei problemi che prima costavano tempo e denaro. “Le discrepanze sono state eliminate. Ora siamo sicuri che il resto dei clienti sia sempre corretto. Gli importi delle gocce di sicurezza vengono contati automaticamente e sono sempre corretti, e il tempo di preparazione della cassa richiede pochi secondi invece di ore”, afferma Orme.

Affrontare le perdite di denaro sul posto

Secondo un sondaggio del 2017 della Banca Centrale Europea, il 58% dei rivenditori ha dichiarato che il furto di contanti da parte dei dipendenti è la seconda causa di perdita per i rivenditori irlandesi. Questo dato è preoccupante se si considera che il 59% di tutte le transazioni POS nel paese sono effettuate in contanti. È probabile che questa tendenza continui, visto che il 61% dei partecipanti al sondaggio irlandese ha indicato il contante come forma di pagamento preferita.¹

La direzione si è subito resa conto di come la tecnologia smarttill® avrebbe risolto problemi urgenti come la vulnerabilità del negozio ai furti di contante interni, oltre ai costi associati alla gestione dei movimenti di cassa e all’individuazione di episodi di furto e
di altre discrepanze.

1. O’Regan, E. (2023, 7 dicembre). Il contante è ancora la forma di pagamento più diffusa
   per tre irlandesi su cinque. The Irish Times. https://www.irishtimes.com/business/2023/12/08/cash-still-most-popular-form-of-payment-for-three-in-five-irish-people/

Esplora altri casi di studio