Miglioramento del servizio clienti attraverso il risparmio di produttività

Il Grupo Compostelana è una catena di ristoranti a conduzione familiare con sede nelle Isole Canarie che offre ai propri clienti cibo eccellente e un’accoglienza calorosa.

Alcuni ristoranti sono specializzati in pizza o pesce, mentre altri offrono una vasta scelta di piatti in un ambiente molto accogliente e moderno.

I ristoranti sono solitamente molto frequentati e servono i clienti all’ora di pranzo e nelle serate di
; alcuni rimangono aperti fino alle prime ore del mattino.

Protezione dei profitti

Puerto de la Cruz a Tenerife è una destinazione turistica e Compostelana è un ristorante e bar molto popolare che serve un’ampia selezione di cibi in una posizione privilegiata. Per offrire il miglior servizio al cliente, i camerieri del ristorante utilizzano un’unica stazione POS dopo che il cliente ha pagato il conto al tavolo.

Il supporto di più camerieri su un’unica cassa comporta un lungo processo di riconciliazione manuale. I totali non si equilibravano e la cassa andava regolarmente in rosso. Il problema era che dopo una giornata intensa non era chiaro quando, dove e da chi fosse stata generata la perdita e se fosse dovuta a un vero errore umano o a una frode del cassiere.

L’indagine si è rivelata impossibile con un cassetto di cassa standard, in quanto le uniche informazioni di cui il manager disponeva erano i saldi iniziali e finali del flottante. Non si conoscevano gli effettivi movimenti fisici del contante nel frattempo. Inoltre, non c’era nessuna TV a circuito chiuso installata nei locali per poter controllare.

Il problema dei mancati introiti è scomparso non appena è stata installata la soluzione smarttill® e le perdite di cassa sono diventate un ricordo del passato. Il proprietario e i gestori del ristorante si affidano ora a smarttill®, che è diventata una parte molto importante della gestione del ristorante.

Riconciliazione di fine giornata e turno

La riconciliazione non è più un’attività che richiede molto tempo, perché viene eseguita in modo semplice e veloce grazie alla soluzione smarttill®. Con smarttill®, l’intero processo richiede solo pochi minuti e il conteggio vero e proprio viene completato all’istante, poiché il sistema fornisce automaticamente il conteggio della cassa per denominazione. L’accuratezza è garantita fino all’ultimo centesimo.

I relativi report vengono generati automaticamente dal sistema, eliminando la necessità di compilare manualmente i moduli. Anche l’utilizzo del personale è migliorato. Durante la riconciliazione pomeridiana, si dedica più tempo ai clienti e la sera si dedica più tempo alle attività legate alla chiusura del ristorante.

Come ha spiegato il direttore del ristorante: “In passato, tre persone si occupavano di mansioni come il riordino generale e la sistemazione di sedie e tavoli. Ora ho quattro persone, poiché una è stata sollevata dal processo di conteggio manuale del contante grazie alla tecnologia smarttill®”.

Un cameriere di un altro ristorante ha commentato: “Sono molto contento perché posso chiudere il ristorante prima e andare a casa a vedere la mia famiglia”.

Risparmio di produttività

La forza trainante della decisione del Grupo Compostelana è stata la riduzione della perdita di contanti riscontrata con il cassetto intelligente smarttill®. Un altro vantaggio per il ristorante è stato quello di non dover più perdere tempo a contare i contanti.

In precedenza, il personale contava le monete e le banconote a mano, un lavoro laborioso anche con una sola cassa, e l’accuratezza non era mai garantita. In passato, il personale impiegava 30 minuti ogni volta che doveva ricontare: una volta dopo il turno del mattino, intorno alle 16:00, e una volta dopo la chiusura, intorno alle 2:00 del mattino. Questo risparmio di tempo ha migliorato la qualità della vita del personale, permettendo loro di andare a casa prima.

Suggerimenti per il calcolo

Il personale era solito contare le mance manualmente e anche questo richiedeva tempo, soprattutto quando i soldi cadevano accidentalmente o dovevano essere ricontati.

La nuova procedura utilizza il cassetto intelligente smarttill® per calcolare il valore della mancia. Le monete e le banconote vengono inserite nell’apposito scomparto e il valore viene calcolato in pochi secondi, facendo risparmiare tempo prezioso al personale del gestore.

Precisione millimetrica

Altri ristoranti della catena Grupo Compostelana hanno riscontrato benefici simili. Alla pizzeria Compostelana, Grupo Compostelana, uno dei camerieri ha raccontato che quando facevano la riconciliazione pomeridiana, che richiedeva 15-20 minuti, dovevano smettere di prendere i pagamenti dai clienti. Ora è così veloce che i clienti non si accorgono nemmeno di questa procedura.

Soluzioni per la gestione della liquidità

Le soluzioni di gestione del contante oggi disponibili ridurranno inevitabilmente le perdite di contante e massimizzeranno la crescita dei ricavi. I ristoratori e i rivenditori come Grupo Compostelana che investono in nuove tecnologie per la gestione del contante otterranno una maggiore efficienza operativa grazie all’automazione del conteggio del contante e alla visibilità in tempo reale del contante presso il punto vendita. Per la catena di ristoranti delle Isole Canarie, i cassetti intelligenti per il contante hanno offerto numerosi vantaggi presso il punto vendita.

Preoccupazione per le perdite di cassa

Il proprietario dei sei ristoranti del Grupo Compostelana ha gestito la sua attività di successo per molti anni ma, alla fine della giornata, la perdita di denaro è stata un problema perché la cassa non corrispondeva alle entrate previste.

Con più cassieri che operano da un unico punto vendita (POS), era impossibile identificare la causa del problema.

Il proprietario del ristorante ha accolto con favore la soluzione smarttill® Cash Management, che ha garantito la protezione delle sue vendite eliminando una perdita di 30 euro al giorno. Oltre alla riduzione delle perdite di denaro, la soluzione smarttill® Cash Management ha contribuito a migliorare l’efficienza operativa del ristorante. Questa efficienza operativa ha portato a un miglioramento della qualità della vita di cassieri e manager, che hanno potuto tornare a casa prima al termine del loro turno.

La soluzione è stata fornita dal fornitore di soluzioni POS Tecnireg e, dopo la prima prova in uno dei ristoranti, è stata rapidamente implementata anche negli altri. Tecnireg ha integrato la soluzione smarttill® Cash Management di apg® nel suo software, fornendo una soluzione EPOS molto sofisticata ai suoi clienti del settore alberghiero.

Responsabilità del cassiere

Il cassetto intelligente smarttill® tiene traccia di tutti i movimenti di denaro, sia che si tratti di prelievi che di aggiunte. smarttill® riconcilia il contenuto della cassa con il sistema POS al termine di ogni transazione.

Se un cassiere si precipita alla cassa per aggiungere il denaro del cliente e rimuove il resto sbagliato, il sistema segnalerà immediatamente l’errore e sullo schermo del POS apparirà un avviso. Altri avvisi possono essere inviati al back office o al dispositivo mobile di un manager.

Si tratta di un modo affidabile per controllare ogni moneta e banconota che il ristorante prende, in quanto la discrepanza viene segnalata nel sistema con il relativo numero di transazione e l’ID del cassiere.

Potrebbe capitare che il cameriere torni dal cliente senza aver notato il messaggio di avviso sullo schermo. Questo non può succedere da Compostelana. Se una discrepanza non è stata risolta, il cassiere successivo non può utilizzare il POS. Compostelana ha implementato un ulteriore livello di sicurezza che richiede a ogni cameriere di indossare un braccialetto con un codice identificativo unico, che comunica tramite identificazione a radiofrequenza (RFID) con il sistema POS. I cassieri possono effettuare il login e il logout molto rapidamente, garantendo la responsabilità e l’efficienza del cassiere per tutta la giornata.

Visibilità completa della liquidità

La soluzione smarttill® registra tutti i movimenti di cassa, permettendo al responsabile di visualizzare la cronologia delle transazioni sia al POS che in back office. La cronologia delle transazioni può essere relativa a un determinato periodo di tempo o a un cassiere specifico. Ora il proprietario o il responsabile del ristorante può avere un quadro completo di ciò che è realmente accaduto alla cassa quel giorno senza dover essere fisicamente presente.

Il direttore di questo ristorante, Francisco Rodriguez Castellano, ha spiegato: “La soluzione smarttill® offre sicurezza e tranquillità. Non devo più pensare alla disonestà dei cassieri come facevo nel mio precedente lavoro in un altro ristorante. Tutti i miei cassieri stanno facendo un lavoro perfetto; le mie perdite di cassa sono pari a ZERO”.

Riconciliazione mattutina

La soluzione smarttill® consente al ristorante di lasciare un galleggiante fisso in cassa durante la notte. Ciò significa che il galleggiante della notte precedente è il galleggiante di partenza la mattina seguente, eliminando il lungo processo di conteggio della cassa per iniziare la giornata commerciale.

Il cassetto intelligente smarttill® fornisce immediatamente il valore della cassa e garantisce che questa cifra rimanga invariata fino all’inizio dell’attività grazie al monitoraggio completo del contante.

Come ha spiegato il direttore: “La persona che prepara la cassa al mattino non è più costretta a contare velocemente i contanti quando apriamo il ristorante, perché la soluzione smarttill® lo fa al posto suo”.

Pagare i fornitori

Un altro vantaggio aggiunto del nuovo sistema di gestione del contante è che quando il personale paga i fornitori dalla cassa, il denaro prelevato viene automaticamente contato e registrato, incoraggiando il personale a dare la somma esatta e scoraggiando le frodi dei dipendenti e i relativi disaccordi.

Grazie alla completa visibilità del contante in cassa e alla totale responsabilità del cassiere, la soluzione di gestione del contante smarttill® protegge i dipendenti onesti e consente ai non manager di pagare i fornitori direttamente dalla cassa senza alcuna supervisione.

Sollevatori di denaro

Nel ristorante La Cazuela è stata implementata la soluzione smarttill® per la gestione del contante e in sole quattro settimane il nuovo sistema è stato adottato da tutto il personale, che parla molto bene del suo principale vantaggio: non è più necessario contare le monete e le banconote.

Anche la procedura di gestione del contante per il ritiro delle banconote in eccesso è stata migliorata. Ora il valore del prelievo può essere stampato immediatamente e inserito in una busta insieme al denaro, eliminando il conteggio manuale e la compilazione di moduli, operazioni soggette a errori umani.

Riferimenti

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