
De Contar en Efectivo a Contar con la Excelencia Operativa
Un estudio de caso apg® en colaboración con los supermercados Costcutter

Calcula los importes de caja,
eliminando el contador de billetes

Las grabaciones tienen marca de tiempo,
para disputas rápidas de caja

Instalación en un día y
un proceso de formación sencillo
Los empleados pasaban más de dos horas diarias en
contando dinero, calculando el efectivo y rellenando las cajas, lo que mermaba la productividad. Como varios cajeros utilizaban las mismas cajas, era difícil responsabilizar a alguien de las discrepancias.
Comerse el tiempo
Antes de la instalación de la Solución smarttill®, la conciliación de efectivo consumía a
hasta dos horas diarias. Se tardaban 45 minutos en contar el efectivo, establecer los valores de reposición y recarga y restablecer las inserciones del cajón. Al final del día, los cajeros subían los insertos por unas escaleras hasta una oficina trasera para contarlos. A continuación, se rellenaban con el efectivo del día siguiente.
Cuando un cajero se quedaba sin monedas durante el día, un supervisor cogía un billete de 20 £ y lo cambiaba por monedas en la trastienda. “Esto implicaba subir y bajar las escaleras con el dinero, lo que no es muy eficaz y consume mucho tiempo. Esto podía ocurrir hasta 10 veces al día”, dice el director de la tienda, Andy Pengelly. En horas punta, interrumpía el servicio al cliente.
Otro problema tenía que ver con los arqueos de caja. Tres veces al día, un supervisor sacaba el dinero de los cajones, lo metía en sobres, anotaba el importe y lo guardaba en una caja fuerte. Al día siguiente, el efectivo pasaba por un contador mecánico de billetes como parte del proceso de conciliación.
Solución de pérdidas de efectivo
Aunque la tienda no tenía grandes problemas de pérdidas de efectivo, dice el Sr. Pengelly, la política de la empresa exige investigar las discrepancias de 5 libras o más. Con varios cajeros utilizando la misma caja, era difícil atribuir una discrepancia a alguien. Incluso consultando las imágenes de las cámaras de seguridad, el culpable podía no ser obvio.
Con smarttill® instalado, las grabaciones llevan un sello de tiempo y los encargados de la tienda pueden identificar rápidamente cualquier disputa de caja en las grabaciones de CCTV, una tarea que normalmente sería laboriosa y consumiría muchas horas. Eso ya no es un problema. La Solución smarttill® mantiene recuentos precisos y un registro de quién utiliza la caja. “No se trata de no confiar, sino de errores auténticos y de apoyar a tu personal”, afirma. El Sr. Pengelly espera que smarttill reduzca a cero las pérdidas de efectivo.
La Solución smarttill® también resuelve las disputas de los clientes. Si un cliente dice que ha recibido cambio de, por ejemplo, 10€ en lugar de 20€, el software de gestión de efectivo smarttill® puede decir inmediatamente si el cliente tiene razón. Antes, se pedía al cliente que volviera al día siguiente tras la conciliación. Era incómodo para los clientes e incómodo para los empleados, pero ahora la Solución smarttill sirve de testigo independiente.


En general, la solución smarttill® ha sido una incorporación positiva a
, que ha hecho que la tienda sea más eficiente y
ha mejorado el servicio al cliente.
La tienda Costcutter de Porthleven (Reino Unido) es un lugar muy concurrido, sobre todo en los meses de verano
, cuando los turistas acuden en masa a la ciudad costera. El personal pasaba más de
de dos horas diarias contando dinero, calculando las entradas de caja y rellenando las cajas
, lo que perjudicaba la productividad. Con varios cajeros utilizando las mismas cajas, era
difícil responsabilizar a nadie de las discrepancias.
Para aumentar la eficiencia, el propietario de la tienda Costcutter de Porthleven empezó a buscar en
nuevas opciones de gestión del efectivo. Dio la casualidad de que el grupo de supermercados Costcutter
estaba probando el cajón inteligente smarttill® de
Cash Bases Ltd, una empresa de Newhaven (Reino Unido) que se fusionó con apg®, con sede en Minneapolis, en 2015. Cuando el propietario de la franquicia vio el cajón en acción, le gustó lo que vio y decidió implantar la Solución smarttill®.
Se implantó una solución consistente en cuatro cajones inteligentes 460 Flip Lid smarttill® y la aplicación smarttill® Cash Manager, en sustitución de un antiguo conjunto de cajones
Cash Bases.

Mejoras operativas
Con smarttill® instalado, los empleados “ya no llevan dinero encima por la tienda para contarlo”, dice el Sr. Pengelly. La solución smarttill® calcula los importes en efectivo, eliminando la necesidad de sacar cada día los insertos individuales de monedas y billetes, lo que ahorra tiempo. El contador de billetes se ha retirado.
“Con la caja inteligente smarttill, cada vez que entra o sale dinero de la caja, se comprueba, se cuenta y se registra. Antes, sólo comprobábamos la caja durante la conciliación matutina”, dice el Sr. Pengelly. Ahora, cuando se imprimen los informes de conciliación, muestran con exactitud el valor real del flotante, y ya no el valor calculado previsto del efectivo. Cuando es necesario recargar el flotante, el software de gestión de efectivo smarttill® utiliza un sistema similar a un semáforo para indicar al supervisor que una determinada denominación de
se está agotando (luz amarilla) en cualquiera de las cajas. “La próxima vez que vaya a las cajas, coge el efectivo necesario y lo deposita en la caja. Esto es preventivo y no causa interrupciones a los clientes porque el cambio nunca se acaba”.
Además, la Solución smarttill® registra automáticamente los ascensos de efectivo y genera un informe que va en el sobre con el dinero. El informe sirve como copia de seguridad de los informes de conciliación diarios.
Instalación rápida
La instalación de la Solución smarttill llevó un día. Se empezó por el TPV menos concurrido
y se fue avanzando hasta el más concurrido. “Todo fue como la seda, sin ninguna interrupción del servicio al cliente
“, dice el Sr. Pengelly.
La formación del personal fue un proceso sencillo, que consistió sobre todo en que los cajeros se adaptaran a
una nueva disposición de los encartes con distintas ubicaciones para billetes y monedas. También tuvieron que aprender
algunos comandos de teclado nuevos, así como cambios en los procesos de flotación y elevación de efectivo.
“Los empleados adoptaron la solución porque ahorra tiempo y acelera las transacciones”, dice el Sr. Pengelly. “Las cajas inteligentes smarttill no han cambiado su trabajo en absoluto, pero ahora reciben un recibo al final de su turno que les muestra la precisión de su trabajo, lo cual es una ventaja”.
El Sr. Pengelly afirma que el ahorro de tiempo que le ha permitido la Solución smarttill®
le ha permitido reasignar al personal a otras tareas que tenía que incluir en su jornada. El Sr. Pengelly cree que la tienda de Porthleven servirá de modelo para otras tiendas Costcutter.
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