Atendimento ao cliente aprimorado por meio da economia de produtividade

O Grupo Compostelana é uma cadeia de restaurantes de propriedade familiar nas Ilhas Canárias
que oferece excelente comida e hospitalidade a seus clientes.

Alguns dos restaurantes são especializados em pizza ou peixe, enquanto outros oferecem uma variedade
de alimentos em um ambiente muito acolhedor e contemporâneo.

Os restaurantes geralmente estão ocupados, atendendo aos clientes na hora do almoço e à noite; alguns ficam abertos até o início da manhã.

Proteção de lucros

Puerto de la Cruz, em Tenerife, é um destino turístico e o Compostelana é um restaurante e bar muito popular que serve uma ampla seleção de alimentos em uma localização privilegiada. Para oferecer o melhor atendimento ao cliente, os garçons do restaurante usam uma única estação de PDV depois que as contas são pagas pelo cliente na mesa.

O suporte a vários garçons em uma única caixa leva a um longo processo de reconciliação manual. Os totais não se equilibravam e o caixa ficava com falta de dinheiro regularmente. O problema era que, depois de um dia movimentado, não ficava claro quando, onde e por quem a perda era gerada, e se isso se devia a um erro humano genuíno ou a uma fraude no caixa.

A investigação se mostrou impossível com uma gaveta de caixa padrão, pois as únicas informações que o gerente tinha eram os saldos iniciais e finais do caixa. Os movimentos físicos reais do numerário nesse intervalo eram desconhecidos. Também não havia CCTV instalado no local para verificação.

O problema da perda de receita desapareceu assim que a solução smarttill® foi instalada e a perda de caixa tornou-se coisa do passado. O proprietário e os gerentes do restaurante agora confiam no smarttill®, que se tornou uma parte muito importante do funcionamento do restaurante

Reconciliação de fim de dia e de turno

A reconciliação não é mais classificada como uma tarefa demorada, pois é realizada de forma rápida e fácil pela solução smarttill®. Com o smarttill®, todo o processo leva apenas alguns minutos, e a contagem real é concluída instantaneamente, pois o sistema fornece automaticamente a contagem do caixa por denominação. A precisão é garantida até o último centavo.

Os relatórios relacionados são gerados automaticamente pelo sistema, eliminando a necessidade de preenchimento manual de formulários. A utilização da equipe também é aprimorada. Na reconciliação da tarde, você passa mais tempo se concentrando no cliente e, à noite, dedica mais tempo às tarefas relacionadas ao fechamento do restaurante.

Como explicou o gerente do restaurante: “No passado, três pessoas eram alocadas para tarefas como a arrumação geral e a colocação de cadeiras e mesas. Agora tenho quatro pessoas, pois uma delas foi liberada do processo manual de contagem de dinheiro graças à tecnologia smarttill®.”

Um garçom de outro restaurante comentou: “Estou muito feliz porque posso fechar o restaurante mais cedo e ir para casa ver minha família”.

Economia de produtividade

A força motriz por trás da decisão do Grupo Compostelana foi a redução da perda de dinheiro observada com a Gaveta de Dinheiro Inteligente smarttill®. Outro benefício para o restaurante foi o fato de não precisar mais perder tempo contando dinheiro.

Anteriormente, a equipe contava as moedas e notas manualmente, o que era um trabalho trabalhoso, mesmo com apenas um caixa, e a precisão nunca era garantida. No passado, os funcionários gastavam 30 minutos cada vez que precisavam fazer a reconciliação; uma vez após o turno da manhã, por volta das 16h, e outra após o encerramento, por volta das 2h. Essa economia de tempo melhorou a qualidade de vida dos funcionários, permitindo que eles fossem para casa mais cedo.

Dicas de cálculo

Os funcionários costumavam contar as gorjetas manualmente, o que também levava tempo, especialmente quando deixavam cair o dinheiro acidentalmente ou tinham que recontá-lo.

O novo procedimento usa a gaveta de dinheiro inteligente smarttill® para calcular o valor da gorjeta. As moedas e notas são colocadas no compartimento apropriado e o valor é calculado em segundos, economizando o valioso tempo da equipe do gerente.

Precisão de ponto

Outros restaurantes da cadeia do Grupo Compostelana observaram benefícios semelhantes. Na Pizzaria Compostelana, do Grupo Compostelana, um dos garçons mencionou que, quando costumavam fazer a conciliação da tarde, que levava de 15 a 20 minutos, eles tinham que parar de receber pagamentos dos clientes. Agora é tão rápido que os clientes nem percebem que o procedimento está sendo feito.

Soluções de gerenciamento de caixa

As soluções de gerenciamento de numerário disponíveis atualmente reduzirão inevitavelmente as perdas de numerário e maximizarão o crescimento da receita. Os donos de restaurantes e varejistas, como o Grupo Compostelana, que investirem em novas tecnologias de manuseio de numerário, terão eficiência operacional
por meio da automação da contagem de numerário e da visibilidade do numerário em tempo real no PDV. Para a cadeia de restaurantes das Ilhas Canárias, as Gavetas de Dinheiro Inteligentes
ofereceram muitos benefícios no PDV.

Preocupação com perdas de caixa

O proprietário dos seis restaurantes do Grupo Compostelana administra seu bem-sucedido negócio há muitos anos, mas, no final do dia, a perda de caixa era uma preocupação, pois o caixa não correspondia à receita esperada.

Com vários caixas operando em um único ponto de venda (POS), era impossível identificar a causa do problema.

O proprietário do restaurante recebeu bem a solução smarttill® Cash Management, que garantiu a proteção de suas vendas, eliminando uma perda diária de € 30 em dinheiro. Além da redução das perdas de caixa, a solução de gerenciamento de caixa smarttill® também ajudou a melhorar a eficiência operacional do restaurante. Essa eficiência operacional levou a uma melhor qualidade de vida para os caixas e gerentes, que puderam ir para casa mais cedo após o término do turno.

A solução foi fornecida pela Tecnireg, fornecedora de soluções de PDV, e após o primeiro teste em um dos restaurantes, ela foi rapidamente implementada nos outros também. A Tecnireg integrou o smarttill® Cash Management Solution, da apg®, em seu software, fornecendo uma solução EPOS muito sofisticada para seus clientes do setor de hospitalidade.

Responsabilidade do caixa

A gaveta de dinheiro inteligente smarttill® rastreia todos os movimentos de dinheiro, seja removendo ou adicionando dinheiro. O smarttill® reconcilia o conteúdo do caixa com o sistema de PDV ao final de cada transação.

Se um caixa correr para o caixa para adicionar o dinheiro do cliente e remover o troco incorreto, o sistema sinalizará o erro imediatamente e um aviso aparecerá na tela do PDV. Outros alertas podem ser enviados para o back office ou para o dispositivo móvel de um gerente.

Essa é uma maneira confiável de controlar todas as moedas e notas que o restaurante recebe, pois a discrepância foi relatada no sistema com o número da transação relacionada e o ID do caixa.

Pode haver uma situação em que o garçom retorne ao cliente sem perceber a mensagem de aviso na tela. Isso não pode acontecer na Compostelana. Se uma discrepância não tiver sido resolvida, o próximo caixa não poderá operar o PDV. A Compostelana implementou uma camada adicional de segurança que exige que cada garçom use uma pulseira com uma identificação exclusiva, que
se comunica por meio de identificação por radiofrequência (RFID) com o sistema de PDV. Os caixas podem entrar e sair muito rapidamente, garantindo a responsabilidade e a eficiência dos caixas durante todo o dia.

Visibilidade total do caixa

A solução smarttill® registra todos os movimentos de caixa, permitindo que o gerente visualize o histórico de transações no PDV ou no back office. O histórico de transações pode ser de um período de tempo específico ou do caixa. Agora, o proprietário ou o gerente do restaurante pode ter uma visão completa do que realmente aconteceu no caixa naquele dia
sem estar fisicamente presente.

O gerente desse restaurante, Francisco Rodriguez Castellano, explicou: “A solução smarttill® oferece segurança e tranquilidade. Não preciso mais pensar na desonestidade dos caixas, como acontecia no meu emprego anterior em outro restaurante. Todos os meus caixas estão fazendo um trabalho perfeito aqui; minha perda de caixa é ZERO.”

Reconciliação matinal

A solução smarttill® permite que o restaurante deixe uma folga fixa no caixa durante a noite. Isso significa que o valor flutuante da noite anterior é o valor flutuante inicial na manhã seguinte, eliminando o processo demorado de contar o caixa para iniciar a negociação do dia.

A Gaveta de Caixa Inteligente smarttill® fornece o valor do caixa imediatamente e garante que esse valor permaneça o mesmo até o início do negócio devido ao seu monitoramento completo do caixa.

Como explicou o gerente: “A pessoa que está preparando o caixa pela manhã não está mais sob pressão para contar o dinheiro rapidamente quando abrimos o restaurante, pois a solução smarttill® faz isso rapidamente para ela.”

Pagamento aos fornecedores

Outro benefício adicional do novo sistema de gerenciamento de caixa é que, quando a equipe paga os fornecedores com o caixa, o dinheiro retirado é automaticamente contado e registrado, incentivando a equipe a dar a quantia exata e desencorajando fraudes de funcionários e desentendimentos relacionados.

Com total visibilidade do numerário no caixa e total responsabilidade do caixa, a solução de gerenciamento de numerário smarttill® protege os funcionários honestos e permite que os não gerentes paguem os fornecedores diretamente do caixa sem nenhuma supervisão.

Elevadores de dinheiro

No restaurante La Cazuela, a solução de gerenciamento de numerário smarttill® foi implementada e, em apenas quatro semanas, o novo sistema foi adotado por toda a equipe, que fala muito bem sobre a principal vantagem: não é mais necessário contar as moedas e notas.

O procedimento de manuseio de numerário para o levantamento de notas excedentes também foi aprimorado. Agora, o valor do levantamento pode ser impresso instantaneamente e colocado em um envelope com
o dinheiro, eliminando a contagem manual e o preenchimento de formulários, que são suscetíveis a erros humanos.

Referências

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