De contar dinheiro a contar com a excelência operacional

Consumindo tempo

Antes da instalação da solução smarttill®, a conciliação de numerário consumia até
duas horas por dia. Você levava 45 minutos para contar o numerário, estabelecer os valores de elevação e recarga de numerário e redefinir as inserções da gaveta. No final do dia, os caixas levavam as inserções por uma escada até um escritório nos fundos para a contagem. Em seguida, as inserções eram recarregadas com os floats de caixa do dia seguinte.

Quando um caixa ficava sem moedas durante o dia, um supervisor pegava uma nota de £20 e a trocava por moedas na sala dos fundos. “Isso envolvia correr com o dinheiro escada acima e escada abaixo, o que não é muito eficaz e consome tempo. Isso poderia acontecer até 10 vezes em um dia”, diz o gerente da loja, Andy Pengelly. Nos horários de maior movimento, isso interrompia o atendimento ao cliente.

Outro problema envolvia o levantamento de dinheiro. Três vezes por dia, um supervisor retirava o dinheiro das gavetas, colocava-o em envelopes, anotava o valor e o colocava em um cofre. No dia seguinte, o dinheiro passava por um contador mecânico de notas como parte do processo de reconciliação.

Solução de perda de dinheiro

Embora a loja não tivesse muitos problemas de perda de caixa, o Sr. Pengelly diz que a política da empresa exige a investigação de discrepâncias de £5 ou mais. Com vários caixas usando o mesmo caixa, era difícil atribuir uma discrepância a alguém. Mesmo quando você consulta as imagens de segurança do circuito interno de TV, o culpado pode não ser óbvio.

Com o smarttill® instalado, a filmagem é registrada com data e hora e os gerentes de loja podem identificar rapidamente qualquer disputa de caixa na filmagem de CCTV – uma tarefa que normalmente seria trabalhosa e consumiria muitas horas. Isso não é mais um problema. A solução smarttill® mantém contagens precisas e um registro de quem está usando o caixa. “Não se trata de não confiar, mas sim de erros genuínos e de dar suporte à sua equipe”, diz ele. O Sr. Pengelly espera que o smarttill reduza as perdas de dinheiro a zero.

A solução smarttill® também resolve disputas entre clientes. Se um cliente disser que recebeu troco de, por exemplo, £10 em vez de £20, o software smarttill® Cash Manager pode dizer imediatamente se o cliente está certo. No passado, pedia-se ao cliente que voltasse no dia seguinte para fazer a reconciliação. Isso era inconveniente para os clientes e incômodo para os funcionários, mas agora a solução smarttill funciona como uma testemunha independente.

De modo geral, a solução smarttill® tem sido uma adição positiva
, tornando a loja mais eficiente e
melhorando o atendimento ao cliente.

A loja Costcutter em Porthleven, no Reino Unido, é um local movimentado, especialmente nos meses de verão
quando os turistas visitam a cidade litorânea.
A equipe gastava mais de duas horas por dia contando dinheiro, calculando os fluxos de caixa e abastecendo as caixas
, o que prejudicava a produtividade. Com vários caixas usando as mesmas caixas registradoras, era
difícil responsabilizar alguém por discrepâncias.

Para aumentar a eficiência, o proprietário da loja Costcutter de Porthleven começou
a procurar novas opções de gerenciamento de caixa. Aconteceu que o Costcutter
Supermarkets Group estava testando a gaveta de dinheiro inteligente smarttill® da
apg®. Quando o proprietário da franquia viu a gaveta em ação, gostou do que viu e decidiu implantar a solução smarttill®.

Foi implantada uma solução que consiste em quatro gavetas de dinheiro inteligentes 460 Flip Lid smarttill® e o aplicativo smarttill® Cash Manager, substituindo um conjunto antigo de gavetas
da apg®.

Melhorias operacionais

Com o smarttill® instalado, os funcionários “não carregam mais dinheiro pela loja para fins de contagem”, diz o Sr. Pengelly. A solução smarttill® calcula os valores em dinheiro, eliminando a necessidade de remover as inserções individuais de moedas e notas todos os dias, o que economiza tempo. O contador de notas foi aposentado.

“Com a gaveta de dinheiro inteligente smarttill, sempre que o dinheiro entra ou sai do caixa, ele é verificado, contado e registrado. No passado, só verificávamos o caixa durante a reconciliação matinal”, diz o Sr. Pengelly. Agora, quando os relatórios de reconciliação são impressos, eles mostram com precisão o valor real do float, e não mais o valor calculado esperado do caixa. Quando é necessário recarregar o float, o software smarttill® Cash Manager usa um sistema semelhante a um semáforo para informar a um supervisor que uma determinada denominação
está acabando (luz amarela) em qualquer um dos caixas. “Quando ele vai aos caixas na próxima vez, ele pega o dinheiro necessário e o coloca no caixa. Isso é preventivo e não causa interrupções para o cliente porque o troco nunca acaba.”

Além disso, a solução smarttill® registra automaticamente os levantamentos de numerário e gera um relatório que vai no envelope com o dinheiro. O relatório serve como backup dos relatórios diários de reconciliação.

Instalação rápida

A instalação da solução smarttill levou um dia. Começou com o ponto de venda menos movimentado
e foi até o mais movimentado. “Foi tudo tranquilo, sem nenhuma interrupção no atendimento ao cliente
“, diz Pengelly.

O treinamento da equipe foi um processo simples, envolvendo principalmente a adaptação dos caixas a
um novo layout de encarte com diferentes localizações de notas e moedas. Eles também tiveram que aprender
alguns novos comandos de teclas, bem como mudanças nos processos de flutuação e levantamento de numerário.

“Os funcionários adotaram a solução porque ela economiza tempo e acelera as transações”, diz o Sr. Pengelly. “As Gavetas de Dinheiro Inteligentes smarttill não mudaram em nada o trabalho deles, mas agora eles recebem um recibo no final do turno mostrando a precisão de seu trabalho, o que é uma vantagem.”

O Sr. Pengelly diz que a economia de tempo possibilitada pela solução smarttill®
permitiu que ele reatribuísse a equipe para outras tarefas que ele tinha que fazer durante o dia. O Sr. Pengelly acredita que a loja de Porthleven servirá de modelo para outras lojas da Costcutter.

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