Einrichtung eines Kassensystems für einen Convenience-Store: Unverzichtbare Hardware für einen effizienten Kassiervorgang

Wichtigste Erkenntnisse

• An der Kasse eines Convenience-Stores muss eine stetige Kundenschlange durch folgende Vorgänge geleitet werden: Einkäufe im Zusammenhang mit Kraftstoff, kleine Einkaufskörbe, Barzahlungen, Kartenzahlungen und kontaktloses Bezahlen, Produkte mit Verkaufsbeschränkungen, Rückgaben, sichere Einzahlungsmöglichkeiten sowie die Abrechnung am Schichtende – und das alles, ohne die Kassiererin dabei zu verlangsamen.
• Laut NACS beliefen sich die Umsätze der US-amerikanischen Convenience-Stores im Jahr 2023 auf 859,8 Milliarden US-Dollar, davon entfielen 327,6 Milliarden US-Dollar auf den Verkauf im Laden, und ein Convenience-Store wickelte durchschnittlich 45.312 Transaktionen pro Monat bzw. 1.491 Transaktionen pro Tag ab.
• Bei diesem Tempo wirken sich jedes Terminal, jeder Scanner, jeder Drucker, jede Kassenschublade, jedes PIN-Pad, jedes Kabel und jede Thekenhalterung auf die Abfertigungsgeschwindigkeit, das Kundenerlebnis, die Bargeldkontrolle und die Rechenschaftspflicht auf Filialebene aus.

Für viele Betreiber ist die beste Konfiguration diejenige, die die Abläufe für das Kassierpersonal so einfach wie möglich gestaltet; es steht viel auf dem Spiel, da die Kassenbereiche in Convenience-Stores täglich stark beansprucht werden. Die Produkte sollten schnell gescannt werden, der Kunde sollte Preise und Zahlungsaufforderungen deutlich erkennen können, die Kassenschublade sollte zuverlässig öffnen und der Kassenbon sollte ohne Verzögerung ausgedruckt werden. Das Bargeld sollte von der ersten Transaktion der Schicht bis zur Schlussabrechnung übersichtlich organisiert und kontrolliert bleiben. Wenn all diese Komponenten zusammenwirken, wird die Kassenstraße schneller, langlebiger und einfacher zu verwalten. Aus diesem Grund sollte die POS-Konfiguration eines Convenience-Stores als umfassende Kassensystemumgebung geplant werden und nicht als einfache Auflistung von Geräten.

Was zeichnet die Einrichtung eines Kassensystems in einem Convenience-Store aus?

Ein Kassensystem für einen Convenience-Store arbeitet in einem anderen Umfeld als eine Verkaufstheke in einer Boutique, ein Empfangstresen in einem Restaurant oder ein Zahlungsterminal im Backoffice. Eine typische Kasse in einem Convenience-Store muss ein hohes Transaktionsvolumen, kurze Abwicklungszeiten, Bargeldabwicklung, den Verkauf von beschränkten Waren, die elektronische Sozialleistungsüberweisung (EBT) im Rahmen des SNAP-Programms, Arbeitsabläufe im Zusammenhang mit Kraftstoff, Impulsware sowie begrenzten Platz an der Kasse bewältigen. Da allein der Umsatz im Convenience-Bereich im Jahr 2023 Hunderte von Milliarden Dollar ausmachte, ist die Kasse sowohl eine Umsatzquelle als auch eine Stelle zur Risikokontrolle.

Die richtige Hardware-Kombination sollte dieser Realität Rechnung tragen. Ein Geschäft, das Tabakwaren, Getränke, Snacks, Lotterielose und Fertiggerichte verkauft, kann sich keine unzuverlässigen Peripheriegeräte oder eine ungünstige Geräteplatzierung leisten. Eine Kassenschublade, die in einem Geschäft mit geringem Umsatz akzeptabel ist, hält dem Betrieb an einer Kasse in einem C-Store möglicherweise nicht stand. Ein Scanner, der gewöhnliche UPC-Codes liest, reicht möglicherweise nicht aus, wenn das Geschäft Identitätsprüfungsabläufe benötigt. Ein Zahlungsgerät, das einfache Karten akzeptiert, reicht möglicherweise nicht aus, wenn das Geschäft zudem EBT-, eWIC-Kompatibilität, mobile Geldbörsen oder eine klare Darstellung von Doppelpreisen benötigt.

Hohes Transaktionsvolumen und kurze Warenkorbzeiten

Kunden von Convenience-Stores erwarten oft einen schnellen Einkauf. Bei vielen Besuchen geht es um Kraftstoff, Kaffee, gekühlte Getränke, Tabakwaren, Snacks, Speisen und Getränke oder einen schnellen Nachkauf. Die Kassensysteme müssen in Spitzenzeiten ein schnelles Scannen, eine zügige Zahlungsauswahl, eine schnelle Belegausgabe sowie ein zuverlässiges Öffnen der Kassenschublade gewährleisten.

Hier kommt es auf die Qualität der Geräte und deren Anordnung an. Ein langsamer Scanner, ein lockeres Kabel, ein beengtes PIN-Pad oder eine klemmende Kassenschublade mögen eine einzelne Transaktion zwar nur um wenige Sekunden verlängern, doch diese Sekunden summieren sich bei Hunderten oder Tausenden von täglichen Verkäufen. Die effizientesten Kassenstraßen minimieren Reibungsverluste bei jedem Schritt der Kassiererin: Scannen, Überprüfen, Bezahlen, bei Bedarf die Kassenschublade öffnen, den Beleg ausdrucken und den Kunden aus der Kassenstraße entlassen.

Verkaufsbeschränkungen und Identitätsprüfung

Tabak, Alkohol, E-Zigaretten, Lotterie und ähnliche Produktkategorien erhöhen den Compliance-Druck an der Kasse. Speziell im Bereich Tabak verbietet das Bundesgesetz Einzelhändlern den Verkauf von Tabakprodukten an Personen unter 21 Jahren, und die Richtlinien der FDA verpflichten Einzelhändler dazu, anhand eines Lichtbildausweises das Alter von Personen unter 30 Jahren zu überprüfen, die Zigaretten, rauchlosen Tabak und andere betroffene Tabakprodukte kaufen möchten.

Aufgrund dieser Anforderung sind der Scanner und der Kassierablauf mehr als nur eine Komfortfunktion. Geschäfte, die Produkte mit Altersbeschränkung verkaufen, sollten sich vergewissern, ob ihr Barcode-Scanner, ihre Kassensoftware und die Anweisungen an die Kassierer den vom Geschäft genehmigten Ablauf zur Altersüberprüfung unterstützen können. Ein 2D-Scanner oder ein spezieller Ausweisscanner kann dabei helfen, jedoch nur, wenn das Kassensystem die Daten korrekt auslesen und den Kassierer durch die richtigen Compliance-Schritte führen kann.

Bargeldabwicklung und geringe Gewinnspannen

Bargeld spielt in vielen Convenience-Stores nach wie vor eine wichtige Rolle im Tagesgeschäft, da die Transaktionen häufig stattfinden, die Warenkörbe oft klein sind und die Kassen in der Regel nach Kassierer, Kasse oder Schicht abgerechnet werden. Bargeldverkäufe, Auszahlungen, das Öffnen der Kasse ohne Verkauf, Einzahlungen in den Tresor und Abschlussroutinen hängen alle von einer Kassenschublade ab, in der das Bargeld ordentlich aufbewahrt wird und die sich zuverlässig öffnen lässt.

Geringe Gewinnspannen lassen kleine Verluste umso schmerzhafter erscheinen. Schon wenige ungeklärte Unstimmigkeiten an der Kasse können zu einem wiederkehrenden Problem hinsichtlich des Arbeitsaufwands und der Verlustprävention werden. Aus diesem Grund sollte die Kassenschublade nicht als bloßes Zubehör betrachtet werden. Sie ist Teil des Rechnungslegungssystems des Geschäfts und sollte in Umgebungen mit hohem Bargeldumsatz auf das Kundenaufkommen, die Anordnung der Kassen, die Anforderungen an die Verriegelung, die Einbaulage sowie den Prozess der Bargeldkontrolle abgestimmt sein.

Begrenzte Thekenfläche und Bezahlung mit mehreren Geräten

An einer Theke in einem Convenience-Store müssen unter Umständen ein Kassenterminal oder ein Touchscreen, ein Scanner, ein Kundendisplay, ein PIN-Pad, ein Belegdrucker, eine Kassenschublade, Lotterieausrüstung, Impulsprodukte, Beschilderung, Tragetaschen und gelegentlich auch Materialien für die Abholung von Speisen untergebracht werden. Ohne einen Raumaufstellungsplan kann es bereits vor Abschluss der Installation zu einer Überfüllung des Kassenbereichs kommen.

Eine durchdachte Einrichtung umfasst Halterungen, Befestigungswinkel, Kabelführung, kompakte Hardware und übersichtliche Arbeitsbereiche für die Kassierkraft. Die Theke sollte den natürlichen Arbeitsablauf der Kassierkraft unterstützen und gleichzeitig die kundenorientierten Geräte benutzerfreundlich gestalten. Das Ziel besteht nicht einfach darin, alles auf der Theke unterzubringen. Das Ziel ist es, den Kassenbereich so übersichtlich zu gestalten, dass die Kassiererin zügig arbeiten und der Kunde ohne Verwirrung bezahlen kann.

Checkliste für POS-Hardware in Convenience-Stores

Die Wahl der richtigen POS-Hardware für einen Convenience-Store hängt von der Größe des Geschäfts, der Anzahl der Kassen, dem Kraftstoffverkauf, den Zahlungsarten, dem Bargeldvolumen, den eingeschränkten Warengruppen sowie dem verfügbaren Platz an der Kasse ab. Die folgende Tabelle bietet Betreibern und POS-Händlern einen praktischen Überblick über die Funktionen der einzelnen Geräte und die Punkte, die vor dem Kauf zu prüfen sind.

Kassenterminal für den gewerblichen Einsatz oder Touchscreen-Monitor

Das Terminal dient dem Kassierer als Steuerzentrale für das Scannen, die Zahlungsabwicklung, Rabatte, Rückgaben, Genehmigungen durch die Geschäftsleitung sowie Aufgaben auf Schichtebene. Convenience-Stores mit hohem Kundenaufkommen sollten den Einsatz von Geräten in gewerblicher Qualität in Betracht ziehen, da eine reine Tablet-Lösung unter Umständen robustere Gehäuse, kabelgebundene Peripheriegeräte, eine sichere Befestigung und eine bessere Kabelführung erfordert, um dem ständigen Einsatz standzuhalten.

Das Terminal sollte so positioniert werden, dass der Kassierer die Anweisungen gut erkennen kann und gleichzeitig einen ungehinderten Zugangsweg zum Scanner, zur Kassenschublade, zum Belegdrucker und zum Verpackungsbereich hat. Falls an dieser Kasse auch Lotterie-, Gastronomie- oder Kraftstoffgeschäfte abgewickelt werden, sollten die Anordnung des Bildschirms und die Platzierung der Hardware den Kassierer nicht daran hindern, über andere Geräte hinwegzugreifen, um Routineaufgaben auszuführen.

Hochbelastbare POS-Kassenschublade

Die POS-Kassenschublade ist in vielen Convenience-Stores nach wie vor ein zentrales Gerät an der Kasse, da Bargeldverkäufe, Auszahlungen, Schichtabschlüsse, Einzahlungen in den Tresor und Eingriffe durch die Geschäftsleitung eine geordnete Aufbewahrung von Bargeld erfordern. Geschäfte mit regelmäßigem Bargeldumschlag sollten vor dem Kauf die Haltbarkeit der Schublade, die Anordnung der Fächer, die Verriegelungsmöglichkeiten, die Einschubfächer für Datenträger sowie die Kompatibilität mit dem POS-System prüfen.

Die Hochleistungs-Kassenschubladen von apg sind für Umgebungen mit hohem Bargeldumsatz konzipiert, darunter auch Convenience-Stores. Das Heavy-Duty-Sortiment umfasst Modelle wie die Serie 100, die Serie 4000 und das Modell E3600; die Heavy-Duty-Kassenschubladen von apg halten mehr als 4.000.000 Zyklen stand. Für Convenience-Stores, in denen täglich mehr als 1.000 Transaktionen abgewickelt werden, sind die Lebensdauer und Zuverlässigkeit der Kassenschubladen eher praktische betriebliche Aspekte als technische Details.

2D-Barcode-Scanner für Produkte und Identifikationsprozesse

Ein 2D-Barcodescanner kann sowohl Standard-UPCs als auch moderne 2D-Barcodes lesen, wodurch Fehler bei der manuellen Eingabe reduziert und ein reibungsloser Ablauf an der Kasse gewährleistet werden. In Convenience-Stores sollte bei der Auswahl der Scanner die Produktvielfalt, Tabak- und Getränke-SKUs, Aktionsbarcodes, Kundenkarten sowie Arbeitsabläufe für Produkte mit Zugangsbeschränkungen berücksichtigt werden.

Falls das Geschäft altersbeschränkte Produkte verkauft, sollte der Betreiber überprüfen, ob der Scanner und das Kassensystem das Einlesen von Barcodes auf Führerscheinen, Aufforderungen an die Kassierkraft, Überbrückungsmöglichkeiten durch den Filialleiter oder ein anderes zugelassenes Überprüfungsverfahren unterstützen. Der Scanner allein gewährleistet noch keine Einhaltung der Vorschriften; er muss mit der Software, entsprechenden Schulungen und den Richtlinien des Geschäfts zusammenwirken.

Kundenorientiertes Display für Preisübersichtlichkeit

Ein kundenorientiertes Display ermöglicht es den Kunden, vor der Bezahlung Artikelpreise, Rabatte, Steuern, Endbeträge, Zahlungsaufforderungen sowie Angaben zur doppelten Preisauszeichnung einzusehen. Diese Transparenz kann Streitigkeiten an der Kasse verringern und den Zahlungsvorgang reibungsloser gestalten, insbesondere wenn ein Geschäft Sonderangebote, Treuepreise, Barzahlungsrabatte oder Aufschlagsregeln anwendet.

Das Display sollte für den Kunden gut lesbar sein, ohne den Arbeitsbereich des Kassierers zu beeinträchtigen. Es sollte zudem so positioniert sein, dass Impulsprodukte, Beschilderungen und die Platzierung des PIN-Pads die Summenanzeige oder Eingabeaufforderungen nicht verdecken.

PIN-Pad mit Unterstützung für EBT und kontaktloses Bezahlen

Das PIN-Terminal sollte EMV-Chipkarten, PIN-Debit, kontaktlose Zahlungen per Nahfeldkommunikation (NFC), mobile Geldbörsen sowie EBT unterstützen, sofern das Geschäft zur Annahme von SNAP berechtigt ist. Das US-Landwirtschaftsministerium (USDA) schreibt vor, dass autorisierte SNAP-Einzelhändler EBT-Geräte und Transaktionsdienste nutzen müssen, damit SNAP-Kunden berechtigte Lebensmittel bezahlen können.

Ein Zahlungsgerät sollte so positioniert werden, dass Kunden es antippen, die Karte einstecken, gegebenenfalls durchziehen oder eine PIN eingeben können, ohne dabei über die Waren oder den Arbeitsbereich des Kassierers greifen zu müssen. Die Geschäfte sollten zudem die Kompatibilität mit dem Zahlungsabwickler, die Verschlüsselungsanforderungen, die unterstützten Zahlungsarten, die Kabelführung sowie die Frage prüfen, ob das PIN-Pad Arbeitsabläufe mit geteilter Zahlung unterstützt.

Thermodrucker für Belege mit zuverlässiger Konnektivität

Thermodrucker sind an Kassensystemen weit verbreitet, da sie schnell und leise sind und keine Tinte benötigen. In einem Convenience-Store sollte der Drucker nach den Kriterien Zuverlässigkeit, Papierzugang, Kabelstabilität und Kompatibilität mit der Kassensystemplattform ausgewählt werden.

Kabelgebundene USB-, Ethernet- oder druckergesteuerte Kassenschubladenanschlüsse können Verbindungsprobleme an Kassen mit hohem Durchsatz verringern. Wenn sich die Kassenschublade über den Belegdrucker öffnen lässt, müssen vor der Installation der Schubladenauslöseanschluss des Druckers, das Kabel, die Spannung und die Schnittstelle der Kassenschublade überprüft werden.

Anschlusskabel für Kassenschubladen und Anschlusszubehör

Die Kompatibilität von Kassenschubladen ist eines der häufigsten Probleme bei der Einrichtung, da nicht alle Schubladen auf dieselbe Weise angeschlossen werden. Viele Schubladen werden über den Belegdrucker mit einem RJ12-Kabel angeschlossen, während bei anderen Konfigurationen je nach Kassensystem, Drucker, Schubladenmodell und Softwarebefehlen USB-, serielle oder spezifische Schnittstellenoptionen zum Einsatz kommen können.

Die meisten Belegdrucker auf dem POS-Markt verfügen über Anschlüsse zum Öffnen der Kassenschublade, die ein 24-VDC-Signal zum Öffnen der Kassenschublade senden; allerdings sind diese Anschlüsse nicht bei allen Druckern gleich belegt. Das bedeutet, dass das richtige Kabel von der Konfiguration des Druckers und der Kassenschublade abhängt. Überprüfen Sie vor der Installation die Schnittstelle der Kassenschublade, das Druckermodell, die Spannung, die Artikelnummer des Kabels, das Betriebssystem, die Treiberunterstützung sowie den Befehl zum Öffnen der Kassenschublade.

POS-Halterungen und Zubehör zur Thekenorganisation

Halterungen, Ständer, Scannerhalter, PIN-Pad-Halterungen und Zubehör zur Kabelorganisation tragen dazu bei, die Arbeitsfläche zu schonen. Zudem verringern sie das versehentliche Herausziehen von Steckern, die Belastung der Kabel, das Herunterfallen von Geräten sowie Probleme bei der Reichweite der Kassierer.

Die Raumaufteilung sollte sich an den Handbewegungen des Kassierers orientieren. Ein praktischer Arbeitsablauf verläuft vom Scannen der Waren über die Bezahlung, den Zugriff auf die Kassenschublade, die Ausgabe des Kassenbons bis hin zum Einpacken, ohne dass der Kassierer sich verdrehen, über den Kundenbereich hinweggreifen oder um Impulsauslagen herumarbeiten muss.

So wählen Sie eine Kassenschublade für die POS-Ausstattung eines Convenience-Stores aus

Die Auswahl einer Kassenschublade für einen Convenience-Store sollte unter Berücksichtigung des täglichen Bargeldvolumens, der Transaktionshäufigkeit, der Kassenaufstellung, der Einbaulage, der Anforderungen an die Verriegelung sowie der POS-Kompatibilität erfolgen. Die Kassenschublade ist zwar ein physisches Gerät, unterstützt jedoch auch die Bargeldkontrollabläufe des Geschäfts. Die Wahl einer ungeeigneten Kassenschublade kann zu vermeidbarem Verschleiß, mangelnder Organisation, Sicherheitsbedenken und Kompatibilitätsproblemen führen.

Passen Sie die Auslastungsrate der Kasse an das Kundenaufkommen an

Geschäfte mit hohem Kundenaufkommen benötigen Kassenschubladen, die für wiederholtes Öffnen, häufige Schichtwechsel und regen Bargeldumlauf ausgelegt sind. Eine Kassenschublade, die für den Einzelhandel mit geringerem Umsatzvolumen konzipiert ist, mag zunächst funktionieren, nutzt sich jedoch in einer Convenience-Umgebung schneller ab.

Die hochbelastbaren Kassenschubladen von apg werden auf mehr als 4.000.000 Zyklen getestet und sind für Umgebungen mit hohem Bargeldumsatz, wie beispielsweise in Convenience-Stores, konzipiert. Wenn ein Geschäft täglich mehr als 1.000 Transaktionen abwickelt, sollten die Belastbarkeit, die Konstruktion des Auszugs, die Garantie und die Bauweise der Kassenschublade bei der Kaufentscheidung berücksichtigt werden.

Überprüfen Sie die Kompatibilität, bevor Sie Hardware kaufen

Die Kassenschublade, der Belegdrucker, das Kassenterminal und die Kassensoftware müssen miteinander kompatibel sein. Zu den praktischen Überprüfungen gehören die Art der Schnittstelle, das Druckerkabel, die Spannung, das Betriebssystem, die Treiberunterstützung sowie die Befehle zum Öffnen der Kassenschublade. Diese Details sollten vor dem Kauf der Hardware geklärt werden, nicht erst, wenn der Installateur vor Ort ist.

Die Kompatibilität gewinnt besonders dann an Bedeutung, wenn ein Geschäft ein Gerät an einer bestehenden Kasse austauscht. Ein neuer Belegdrucker erfordert möglicherweise ein anderes Kabel. Eine neue POS-Plattform kann die Treiberunterstützung verändern. Eine neue Kassenschublade erfordert möglicherweise eine andere Schnittstelle. Die Betreiber sollten die gesamte Gerätekette dokumentieren und Transaktionen testen, bevor sie den Betrieb aufnehmen.

Wählen Sie eine Kassenführung, die Ihrem tatsächlichen Cashflow entspricht

Ein Convenience-Store benötigt möglicherweise eine andere Anordnung der Kassenschublade als ein Boutiquenbetreiber, da Kassierer dort schnelle Barverkäufe, das Wechselgeldausgeben, Münzrollen, Einzahlungen in den Tresor und verpacktes Bargeld abwickeln. Die Kassenschublade sollte es ermöglichen, gängige Stückelungen leicht zu erreichen, ohne dass die Schublade überfüllt oder unübersichtlich wird.

Betreiber sollten die Kapazität für Münzen und Banknoten, herausnehmbare Kassenschubladen, Stauraum unter der Kassenschublade, Medienfächer sowie vertikale Aufbewahrungsmöglichkeiten vergleichen. So ist beispielsweise die Serie 100 eine Kassenschublade, die um eine Kassenschublade in Standardgröße mit geringer Stellfläche herum konzipiert ist, während das Modell E3600 eine geringe Tiefe, einen Münzzugang sowie eine vertikale Banknotenaufbewahrung bietet, wie sie häufig im europäischen Einzelhandel zu finden ist. Diese Merkmale sollten anhand des tatsächlichen Bargeldflusses und nicht allein anhand des Aussehens bewertet werden.

Vergleichen Sie die Verriegelungsoptionen und den Bedarf an Bargeldkontrolle

Schlüssel, Schlosspositionen, Zugriffsrechte für Führungskräfte, Medienfächer, verkaufsfreie Öffnungsmöglichkeiten und Ablageverfahren für Bargeld beeinflussen die Rechenschaftspflicht. Eine Kassenschublade, die sich von jedermann leicht öffnen lässt, kann die Schichtkontrollen untergraben, während eine Schublade mit praktischen Verriegelungsmöglichkeiten die Aufsicht durch Führungskräfte unterstützt und unnötigen Zugriff einschränkt.

Die Filiale sollte festlegen, wer die Kassenschublade öffnen darf, wann das Öffnen der Schublade ohne Verkauf zulässig ist, wie Auszahlungen genehmigt werden, wann Bargeldentnahmen erforderlich sind und wie Ausnahmen geprüft werden. Die Kassenschublade sollte diesen Prozess durch die richtige Schlosskonfiguration und die Integration in das POS-Berichtswesen unterstützen.

Berücksichtigen Sie die Grundfläche des Zählers und die Einbaulage

Manche Convenience-Stores benötigen eine Kasse in Standardgröße mit einer schmaleren Stellfläche, da der Thekenbereich bereits mit Kundenauslagen, Scannern, PIN-Pads, Lotteriegeräten und Impulskäufen überfüllt ist. Die Serie 100 basiert auf einer Kasse in Standardgröße mit schmaler Stellfläche, was bei begrenzter Thekenfläche von Vorteil sein kann.

Die Schublade sollte sich vollständig öffnen lassen, ohne gegen Regale, Aktionsauslagen, Schrankfronten oder Körperteile des Personals zu stoßen. Wird die Schublade unter der Theke montiert, sollte die Einbauhöhe einen schnellen Zugriff ermöglichen, ohne dass dabei ungünstige Bewegungen erforderlich sind.

Zahlungshardware für Bargeld, Karten, kontaktloses Bezahlen, EBT und eWIC

Die Zahlungshardware in Convenience-Stores sollte auf die tatsächliche Zahlungsmittelpalette des Geschäfts abgestimmt sein, da die reine Akzeptanz von Karten für viele Betreiber nicht ausreicht. An einer Kasse können Bargeld, Kreditkarten, Debitkarten, kontaktloses Bezahlen, mobile Geldbörsen, SNAP-EBT, eWIC-Kompatibilität, Flottenkarten, Geschenkkarten, Treueprogramme, Barzahlungsrabatte, duale Preisauszeichnung und geteilte Zahlungsarten erforderlich sein.

EMV und kontaktloses Bezahlen

Das PIN-Pad sollte Chipkarten, Kontaktlos-Karten, mobile Geldbörsen sowie die sichere Eingabe der Debit-PIN unterstützen. Das Gerät sollte zudem so positioniert sein, dass Kunden es auf natürliche Weise nutzen können, ohne sich über den Tresen beugen oder Waren aus dem Weg räumen zu müssen.

Um den Zahlungsvorgang reibungsloser zu gestalten, sollten das Display und das PIN-Pad klare Anweisungen anzeigen. Ist sich ein Kunde unsicher, ob er seine Karte einführen, auf das Display tippen, „Debit“ auswählen oder den Gesamtbetrag bestätigen soll, verzögert sich die Transaktion, und der Kassierer muss eingreifen.

Akzeptanz von SNAP-EBT-Karten

Um SNAP-Zahlungen akzeptieren zu können, ist eine Zulassung des Einzelhändlers durch den Food and Nutrition Service des USDA sowie ordnungsgemäß programmierte EBT-Geräte und Transaktionsdienste erforderlich. Das USDA erklärt, dass SNAP-Haushalte eine EBT-Karte wie eine Debitkarte am Kassenterminal eines Geschäfts verwenden: Sie geben eine vierstellige PIN ein, woraufhin die zulässigen Kaufbeträge von ihrem Konto abgebucht und dem Bankkonto des Einzelhändlers gutgeschrieben werden.

Das Kassensystem und der Zahlungsabwickler müssen berechtigte Artikel identifizieren, die Leistungen korrekt abrechnen und die Arbeitsabläufe der Kassierer bei Transaktionen mit gemischter Zahlungsweise unterstützen. Das USDA weist zudem darauf hin, dass die meisten Einzelhändler verpflichtet sind, die Kosten für ihre EBT-Geräte und -Dienstleistungen selbst zu tragen, unabhängig davon, ob diese über den Staat oder einen Drittanbieter bezogen werden.

eWIC-Bereitschaft

Die eWIC-Unterstützung kann je nach Bundesland, Zahlungsabwickler, POS-Plattform und Geräteausstattung variieren. Vor dem Kauf von Geräten sollten Geschäftsbetreiber sich vergewissern, welche Hardware zugelassen ist, ob PIN-Pads unterstützt werden, welche Anforderungen an Scanner gelten, wie mit berechtigten Artikeln umgegangen wird, welche Regeln für die Ausstellung von Belegen gelten und ob bundesstaatsspezifische Zertifizierungsanforderungen bestehen.

Da bei WIC-Transaktionen möglicherweise Anforderungen hinsichtlich der Produktzulässigkeit und des Erhalts gelten, sollte eWIC nicht als einfacher Zahlungsschalter betrachtet werden. Es sollte als vollständiger Kassierablauf geplant werden, der die Kassensoftware, die Artikeldatei, den Scanner, das PIN-Pad, den Zahlungsabwickler sowie die Schulung des Kassierers umfasst.

Anforderungen an die Darstellung von Doppelpreisen und Zuschlägen

Geschäfte, die Barzahlungsrabatte, duale Preisauszeichnung oder Aufschlagsprogramme anbieten, benötigen Hardware, die dem Kunden die Zahlungsbedingungen deutlich anzeigt. Ein kundenorientiertes Display, eine übersichtliche Anbringung der Beschilderung und eine klare Gestaltung der Kassenbelege können Verwirrung an der Kasse verringern.

Die Hardware sollte dem Kassierer dabei helfen, die Preisgestaltung einheitlich zu erläutern. Wenn der Preisunterschied erst sichtbar wird, nachdem der Kunde seine Karte eingesteckt hat, ist die Wahrscheinlichkeit von Unstimmigkeiten höher. Eine gut durchdachte Displaygestaltung sorgt dafür, dass der Zahlungsablauf bereits vor Abschluss der Zahlung klarer wird.

Sicherheits- und Diebstahlschutzausrüstung im Bereich der Kassensysteme

Die Sicherheit an der Kasse sollte eher auf Verantwortlichkeit als auf Angst basieren. Das Ziel besteht darin, Zahlungsvorgänge, Mitarbeiterhandlungen und Videoaufzeichnungen miteinander zu verknüpfen, sobald Unstimmigkeiten auftreten. Die Wahl der richtigen Hardware kann die Untersuchung von Bargeldverlusten erleichtern, den manuellen Abstimmungsaufwand reduzieren und zu besseren Abläufen im Geschäft beitragen.

Videoüberwachung mit Einblendung von POS-Transaktionen

Wenn POS-Transaktionsdaten mit dem Kameramaterial synchronisiert werden, können Führungskräfte Stornierungen, Rückerstattungen, Transaktionen ohne Verkauf, das Öffnen der Kassenschublade sowie verdächtige Transaktionen direkt anhand der Videoaufzeichnung überprüfen. Dadurch lassen sich Ausnahmen leichter untersuchen, als wenn man sich ausschließlich auf einen Bericht stützt.

Die smarttill®-Lösung und die CurrentSee®-Software von apg ermöglichen detaillierte Prüfpfade für Bargeldtransaktionen, die Echtzeit-Überwachung der Bargeldleistung sowie die Integration von Videoüberwachungssystemen, um Unstimmigkeiten gezielt aufzuspüren. Eine solche Vernetzung ist besonders wertvoll in Filialen mit mehreren Kassierern, Spätschichten, häufigen Überbrückungen durch Führungskräfte oder wiederkehrenden Kassenfehlbeträgen.

Einwurffach für überschüssiges Bargeld

Ein Geldtresor begrenzt den Bargeldbestand in der Kasse während stark frequentierter Schichten, im Nachtbetrieb und in Zeiten mit hohem Bargeldaufkommen. Filialleiter sollten Regeln für die Bargeldentnahme festlegen, die sich nach dem Kassenbestand, den Schichtzeiten, der Genehmigungsstufe der Führungskräfte und dem Filialrisiko richten.

Der Ablauf der Einzahlung in den Geldkasten sollte im POS-Workflow dokumentiert werden. Eine Bargeldentnahme ohne Nachverfolgbarkeit kann zu weiteren Abgleichproblemen führen. Der optimale Prozess verknüpft die physische Einzahlung mit Benutzerberechtigungen, Zeitstempeln und der Überprüfung durch einen Vorgesetzten.

Intelligentes Cash-Management für Transparenz in Echtzeit

smarttill® nutzt Wiegetechnologie, um Banknoten und Münzen sofort zu zählen und Echtzeit-Einblicke in den Bargeldbestand zu liefern. smarttill® lässt sich zudem in Kassensoftware und CurrentSee® integrieren, um Bargeldabläufe, Bargeldentnahmen, Nachfüllungen, Kassenabweichungen, rollierende Kassenbestände und die Bargeldleistung auf Kassenebene zu verfolgen.

smarttill® kann Bargeldverluste um bis zu 90 % reduzieren – dank Prüfpfaden, Warnmeldungen bei Unstimmigkeiten, der Integration von Videoüberwachung, der Transparenz bei Bargeldentnahmen, der Nachverfolgung von Aufstockungen sowie Daten auf Kassiererebene. Für Betreiber, die zu viel Zeit damit verbringen, Fehlbeträge zu untersuchen oder Kassen zu nachzählen, kann ein intelligentes Bargeldmanagement die Kassenschublade von einer passiven Geldkassette in einen aktiven Kontrollpunkt verwandeln.

Sichere Befestigung und Geräteprüfung

PIN-Pads, Scanner, Displays und Terminals sollten fest montiert werden, um das Risiko von Manipulationen, versehentlichem Herunterfallen und Kabelbelastung zu verringern. Filialleiter sollten die Zahlungsgeräte zudem im Rahmen der Routinen zur Filialeröffnung überprüfen, insbesondere an Tankstellen und in Convenience-Stores, wo Manipulationen an Zahlungsgeräten und Kabelschäden zu den betrieblichen Risiken zählen.

Die Überprüfung muss nicht kompliziert sein. Im Rahmen dieser Routine sollte überprüft werden, ob die PIN-Tastaturen sicher befestigt sind, die Kabel fest sitzen, die Seriennummern oder Gerätekennungen mit den Filialunterlagen übereinstimmen, sich die Schubladen ordnungsgemäß öffnen lassen und die für die Kunden sichtbaren Displays gut erkennbar sind.

Anordnung der Kassentheke in einem Convenience-Store

Die Anordnung der Geräte beeinflusst die Bewegungsabläufe der Kassierer, die Erreichbarkeit für Kunden, die Abfertigungsgeschwindigkeit und die Schwundkontrolle. Eine gute Raumaufteilung sorgt für einen natürlichen Arbeitsablauf der Kassierer und gewährleistet gleichzeitig, dass die kundenorientierten Geräte übersichtlich und gut erreichbar sind. Eine ungünstige Raumaufteilung führt zu kleinen Verzögerungen, die sich zu Stunden an Zeitverlust summieren.

Platzieren Sie den Scanner in der natürlichen Reichweite des Kassierers

Der Scanner sollte so positioniert werden, dass der Kassierer die Waren vom Tresen zum Verpackungsbereich transportieren kann, ohne sich verdrehen oder über das Terminal hinweggreifen zu müssen. Dies ermöglicht eine schnellere Artikelerfassung und verringert das Herunterfallen von Artikeln, Nachscans sowie umständliche Bewegungen in Stoßzeiten.

Falls das Geschäft Tabak, Alkohol oder andere Produkte mit Verkaufsbeschränkungen anbietet, sollte die Anordnung des Scanners zudem die Überprüfung von Ausweisdokumenten ermöglichen, ohne das Scannen des nächsten Artikels zu behindern. Der Kassierer sollte weder das Scannerkabel noch das Kundendisplay oder das PIN-Pad verschieben müssen, um einen Arbeitsablauf für den Verkauf von Produkten mit Verkaufsbeschränkungen abzuschließen.

Stellen Sie das PIN-Pad so auf, dass es zum Kunden hin ausgerichtet ist und die Kabel sicher verlegt sind

Das PIN-Terminal sollte zum Kunden hin ausgerichtet sein, sodass ein ungehinderter Zugang zum Einführen bzw. Antippen der Karte sowie zur PIN-Eingabe gewährleistet ist. Die Kabel sollten so verlegt werden, dass sie von den Bereichen zum Einpacken, von Geräten für warme Speisen, von verschütteten Getränken und von Bereichen, die für Kunden erreichbar sind, ferngehalten werden.

Ein sicheres, kundenseitiges PIN-Pad verringert Verwirrung und schützt das Gerät vor versehentlichem Herunterfallen. Zudem ermöglicht es den Kunden, die Zahlung abzuschließen, ohne ihre Karte an den Kassierer weitergeben zu müssen, was zu einem reibungsloseren und sichereren Bezahlvorgang beiträgt.

Platzieren Sie die Kassenschublade so, dass ein schneller Zugriff und eine gute Übersicht gewährleistet sind

Die Kassenschublade sollte sich öffnen lassen, ohne gegen Regale, Impulsauslagen, Schrankfronten oder Körperteile des Personals zu stoßen. Sie sollte zudem so gut sichtbar bleiben, dass ein Vorgesetzter riskantes Verhalten im Zusammenhang mit Öffnungen ohne Verkaufsgrund, Barauszahlungen und übermäßig hohen Bargeldbeständen erkennen kann.

Wird die Kassenschublade unter der Theke eingebaut, sollte der Bediener die Bewegungsabläufe des Kassierers vom Scannen über die Geldausgabe bis hin zum Zugriff auf die Kassenschublade überprüfen. Ist die Kassenschublade zu tief, zu weit seitlich oder hinter anderen Geräten angebracht, können Bargeldtransaktionen langsamer und fehleranfälliger werden.

Halten Sie Platz für Quittungen, Tüten und Altersnachweise frei

Bei Transaktionen mit Tabakwaren, Alkohol, Lotterieprodukten und EBT-Karten können Aufforderungen, Ausweiskontrollen, Quittungspflichten und Kundenbefragungen erforderlich sein. Die Gestaltung des Schalters sollte genügend Platz bieten, damit Kunden ihre Waren abstellen können und das Personal Quittungen, Tragetaschen und Dokumente bearbeiten kann, ohne die nächste Transaktion zu behindern.

Dieser Platz ist besonders in Stoßzeiten von Bedeutung. Wenn der Kassierer Einkaufstüten, Beschilderungen oder Impulsprodukte beiseite schieben muss, um einen Kassenbon auszustellen oder einen Ausweis zu überprüfen, sinkt die Effizienz an dieser Kasse.

Häufige Fehler bei der Einrichtung von POS-Hardware, die Convenience-Stores vermeiden sollten

Viele Probleme an der Kasse beginnen bereits vor der Installation. Hardware, die auf einer Produktseite akzeptabel erscheint, ist möglicherweise nicht mit dem Kassensystem kompatibel, nicht robust genug für den Betrieb in einem Convenience-Store oder nicht praktikabel für die Gestaltung der Theke. Die folgenden Fehler treten häufig auf, da sie beim Kauf leicht übersehen werden.

Kauf einer Schublade für leichte Lasten für eine Kasse mit hohem Durchsatz

Eine Kassenschublade, die in einer Boutique mit geringem Umsatz eingesetzt wird, kann sich an einer Kasse in einem C-Store aufgrund wiederholter Barverkäufe, Einzahlungen in den Tresor, Öffnungen ohne Verkauf und der Schichtaktivitäten schneller abnutzen. Die Kassenschublade sollte auf das erwartete Transaktionsvolumen und die Bargeldaktivitäten an der Kasse abgestimmt sein.

Auswahl der Geräte vor der Überprüfung der POS-Kompatibilität

Terminals, Scanner, Drucker, PIN-Pads und Kassenschubladen müssen vor dem Kauf auf Kompatibilität mit der Kassensoftware und dem Zahlungsabwickler geprüft werden. Dadurch lassen sich kostspielige Rücksendungen, unzuverlässige Verbindungen und Verzögerungen bei der Inbetriebnahme vermeiden.

Die Unterschätzung des Aufwands im Cash-Management

Eine herkömmliche Kassenschublade mag zwar zur Organisation des Bargeldes dienen, löst jedoch nicht automatisch die Probleme der Kontenabstimmung, der Nachverfolgung von Unstimmigkeiten oder der Nachvollziehbarkeit von Bargeldentnahmen. Filialen mit wiederkehrenden Fehlbeträgen oder zeitaufwändigen Tagesabschlüssen sollten prüfen, ob ein intelligentes Bargeldmanagement den manuellen Aufwand reduzieren und die Nachvollziehbarkeit verbessern kann.

Den Arbeitsflächenplatz bis zum Tag der Installation außer Acht lassen

Die POS-Hardware sollte vor der Installation unter Berücksichtigung einer maßstabsgetreuen Thekenanordnung geplant werden. Andernfalls kann es in den Filialen zu verdeckten Auslagen, einer ungünstigen Platzierung des PIN-Pads, Kabeln in der Nähe von Warmhaltegeräten oder Schubladen kommen, die sich nicht vollständig öffnen lassen.

EBT und eingeschränkte Verkäufe als reine Softwareprobleme behandeln

Compliance-Workflows sind nach wie vor auf die richtigen physischen Geräte angewiesen, darunter PIN-Pads, Scanner, Kundendisplays und Belegdrucker. Software-Regeln und die Hardware-Voraussetzungen sollten gemeinsam geplant werden, damit der Kassierer die Transaktion unter realen Kassierbedingungen korrekt abwickeln kann.

Checkliste für die Einrichtung des Kassensystems in einem Convenience-Store vor der Installation

Vor dem Kauf oder Austausch von Kassensystem-Hardware sollten Betreiber die Anforderungen an die Kassenstraßen schriftlich festhalten. Diese Checkliste kann von Ladenbesitzern, Kassensystem-Händlern und Installationsteams genutzt werden, um unerwartete Probleme zu vermeiden und eine reibungslosere Inbetriebnahme zu gewährleisten.

Bestätigen Sie Ihr Transaktionsvolumen und die Anzahl der Kassenschleusen

Erfassen Sie das tägliche Transaktionsvolumen, das Kundenaufkommen zu Spitzenzeiten, die Anzahl der aktiven Kassen sowie die Zeitpunkte, zu denen der höchste Bargeldbestand im Geschäft vorliegt. Dieser Schritt hilft dabei, festzustellen, ob für die einzelnen Kassen Standardgeräte oder Geräte für hohe Beanspruchung geeignet sind.

Listen Sie alle Zahlungsarten auf, die der Shop akzeptiert

Die Liste der Zahlungsarten sollte Bargeld, Kreditkarten, Debitkarten, kontaktloses Bezahlen, mobile Geldbörsen, SNAP-EBT, eWIC, gegebenenfalls Flottenkarten, Geschenkkarten, Treuekarten sowie die Aufteilung der Zahlung umfassen. Dadurch wird verhindert, dass das Geschäft ein Zahlungsterminal anschafft, das seinen tatsächlichen Anforderungen an den Kassiervorgang nicht gerecht wird.

Zuordnung der Hardware zu den einzelnen Checkout-Workflows

Erfassen Sie das Scannen von Produkten, Ausweiskontrollen, Zahlungen, das Öffnen der Kassenschublade, Einzahlungen in den Tresor, Stornierungen, Rückgaben und den Abgleich am Schichtende. Jeder Arbeitsablauf sollte mit einem Gerät, einer Benutzerberechtigungsstufe und einem Protokoll verbunden sein.

Überprüfen Sie die Anschlüsse von Kassenschublade, Drucker und Kassensystem

Überprüfen Sie vor der Inbetriebnahme der Kasse die druckergesteuerten Kassenschubladen, RJ12-Kabel, USB-Schnittstellen, die Stromversorgungsanforderungen, Treiber, Befestigungsanforderungen sowie Testtransaktionen. Die korrekte Konfiguration der Kabel und der Auslösemechanismen der Kassenschubladen ist von entscheidender Bedeutung, insbesondere bei der Verwendung von durch den Belegdrucker gesteuerten Kassenschubladenöffnungen.

Letzte Überlegungen

Eine leistungsstarke POS-Lösung für Convenience-Stores basiert auf Geschwindigkeit, Kompatibilität, einer robusten Bargeldabwicklung, einem übersichtlichen Zahlungsablauf für den Kunden und der Nachvollziehbarkeit an der Kasse. Der beste Hardware-Plan befasst sich nicht lediglich mit der Frage, welche Geräte benötigt werden, sondern untersucht, wie der Kassierer arbeitet, wie der Kunde bezahlt, wie Verkäufe mit Beschränkungen überprüft werden, wie Bargeld verwaltet wird und wie Ausnahmen überprüft werden.

Für den Einzelhandel bietet apg zuverlässiges Fachwissen im Bereich Kassenschubladen und Hardware für das Bargeldmanagement. Geschäfte, die robuste Lösungen für den Bargeldumgang benötigen, sollten die hochbelastbaren Kassenschubladen von apg in Betracht ziehen, darunter Modelle wie die Serie 100, die Serie 4000 und das Modell E3600. Betreiber, die eine strengere Bargeldnachvollziehbarkeit, Echtzeit-Transparenz beim Bargeld und eine verbesserte Untersuchung von Unstimmigkeiten benötigen, sollten im Rahmen einer umfassenderen Strategie zur Verlustprävention und zum Bargeldmanagement auch smarttill® und CurrentSee® in Betracht ziehen.

Häufig gestellte Fragen (FAQs)

Referenzen

• NACS: Umsatz der US-amerikanischen Convenience-Stores erreicht 860 Milliarden US-Dollar (https://www.convenience.org/Media/Daily/2024/April/4/1-US-C-Store-Sales-Hit-860-Billion_Research)
• FDA: „Tobacco 21“ (https://www.fda.gov/tobacco-products/retail-sales-tobacco-products/tobacco-21)
• USDA Food and Nutrition Service: SNAP-Einzelhändler (https://www.fns.usda.gov/snap/retailer)
• USDA Food and Nutrition Service: SNAP-EBT-Informationsblatt für neue Einzelhändler (https://www.fns.usda.gov/snap/ebt/new-retailers-factsheet)
• apg: Hochbelastbare Kassenschubladen (https://apgsolutions.com/products/cash-drawers/heavy-duty)
• apg: smarttill-Lösung für das Kassenmanagement (https://apgsolutions.com/products/smarttill-solution-suite/)
• apg: So schließen Sie eine Kassenschublade an einen Drucker an (https://apgsolutions.com/connecting-cash-drawer-printer/)