Mejora del servicio al cliente gracias al ahorro de productividad

El Grupo Compostelana es una cadena familiar de restaurantes de las Islas Canarias
que ofrece una excelente comida y hospitalidad a sus clientes.

Algunos de los restaurantes están especializados en pizza o pescado, mientras que otros ofrecen una variedad
de comida en un ambiente muy cálido y contemporáneo.

Los restaurantes suelen estar ocupados atendiendo a los clientes a la hora de comer y por las tardes
; algunos permanecen abiertos hasta la madrugada.

Protección de beneficios

Puerto de la Cruz, en Tenerife, es un destino turístico y Compostelana es un restaurante y bar muy popular que sirve una amplia selección de comidas en una ubicación privilegiada. Para ofrecer el mejor servicio al cliente, los camareros del restaurante utilizan un único TPV una vez que el cliente ha pagado las facturas en la mesa.

Mantener a varios camareros en una sola caja supone un largo proceso de conciliación manual. Los totales no cuadraban, y la caja se quedaba corta con regularidad. El problema era que después de un día ajetreado no estaba claro cuándo, dónde y por quién se generaba la pérdida, y si se debía a un auténtico error humano o a un fraude del cajero.

La investigación resultó imposible con un cajón portamonedas estándar, ya que la única información de que disponía el gestor eran los saldos de caja inicial y final. Se desconocían los movimientos físicos reales de efectivo entre ambos. Tampoco había ningún circuito cerrado de televisión instalado en el local para comprobarlo.

El problema de la pérdida de ingresos desapareció en cuanto se instaló la solución smarttill® y la pérdida de efectivo pasó a ser cosa del pasado. El propietario y los gerentes del restaurante confían ahora en smarttill®, que se ha convertido en una parte muy importante del buen funcionamiento del restaurante.

Conciliación al final del día y del turno

La conciliación ya no se considera una tarea que requiere mucho tiempo, ya que la Solución smarttill® la realiza de forma rápida y sencilla. Con smarttill®, todo el proceso sólo lleva unos minutos, y el recuento real se completa al instante, ya que el sistema proporciona automáticamente el recuento de caja por denominación. La precisión está garantizada hasta el último céntimo.

Los informes relacionados son generados automáticamente por el sistema, erradicando la necesidad de rellenar formularios manualmente. También se mejora la utilización del personal. En la conciliación de la tarde, se dedica más tiempo a atender al cliente y por la noche, más tiempo a las tareas relacionadas con el cierre del restaurante.

Como explicó el gerente del restaurante “Antes, tres personas se encargaban de tareas como el orden general y la recogida de sillas y mesas. Ahora tengo cuatro personas, ya que una ha sido liberada del proceso manual de recuento de efectivo gracias a la tecnología smarttill®”.

Un camarero de otro restaurante comentó: “Estoy muy contento porque puedo cerrar el restaurante temprano e irme a casa a ver a mi familia”.

Ahorro de productividad

La fuerza impulsora de la decisión del Grupo Compostelana fue la reducción de la pérdida de efectivo observada con el cajón inteligente smarttill®. Otra ventaja para el restaurante fue que ya no necesitan dedicar tiempo a contar el efectivo.

Antes, el personal contaba las monedas y billetes a mano, lo que era un trabajo laborioso incluso con una sola caja registradora, y nunca se garantizaba la exactitud. Antes, el personal empleaba 30 minutos cada vez que tenía que conciliar; una vez después del turno de mañana, hacia las 16:00 h, y otra después del cierre, hacia las 2:00 h. Este ahorro de tiempo ha mejorado la calidad de vida del personal, permitiéndole irse antes a casa.

Consejos de cálculo

El personal solía contar las propinas manualmente, lo que también llevaba tiempo, sobre todo cuando se les caía el dinero accidentalmente o tenían que volver a contarlo.

El nuevo procedimiento utiliza la caja inteligente smarttill® para calcular el valor de la propina. Las monedas y billetes se depositan en el compartimento adecuado y el valor se calcula en cuestión de segundos, ahorrando un valioso tiempo del personal al encargado.

Precisión milimétrica

Otros restaurantes de la cadena del Grupo Compostelana han visto beneficios similares. En la Pizzería Compostelana, del Grupo Compostelana, uno de los camareros mencionó que cuando solían hacer la conciliación de la tarde, que tardaba entre 15 y 20 minutos, tenían que dejar de aceptar pagos de los clientes. Ahora es tan rápido que los clientes ni siquiera se dan cuenta de que se está realizando el procedimiento.

Soluciones de gestión de efectivo

Las soluciones de gestión de efectivo disponibles hoy en día reducirán inevitablemente las pérdidas de efectivo y maximizarán el crecimiento de los ingresos. Los restauradores y minoristas como el Grupo Compostelana que inviertan en nuevas tecnologías de gestión de efectivo obtendrán eficiencia operativa
mediante la automatización del recuento de efectivo y la visibilidad del efectivo en tiempo real en el punto de venta. Para la cadena de restaurantes de las Islas Canarias, las Cajas Inteligentes
ofrecieron muchas ventajas en el TPV.

Preocupación por la pérdida de efectivo

El propietario de los seis restaurantes del Grupo Compostelana lleva muchos años dirigiendo su exitoso negocio pero, al final del día, las pérdidas de caja eran preocupantes, ya que la caja no se correspondía con los ingresos previstos.

Con varios cajeros operando desde un único Punto de Venta (TPV), era imposible identificar la causa del problema.

El propietario del restaurante acogió con satisfacción la Solución de Gestión de Efectivo smarttill®, que garantizó la protección de sus ventas al eliminar una pérdida diaria de efectivo de 30 euros. Además de la reducción de las pérdidas de efectivo, la Solución de Gestión de Efectivo smarttill® también ayudó a mejorar la eficacia operativa del restaurante. Esta eficacia operativa se tradujo en una mejora de la calidad de vida de los cajeros y encargados, que podían irse antes a casa una vez terminado su turno.

La solución fue suministrada por el proveedor de soluciones de TPV, Tecnireg, y tras la primera prueba en uno de los restaurantes, se implantó rápidamente también en los demás. Tecnireg integró la solución de gestión de efectivo smarttill®, de apg®, en su software, proporcionando una solución EPOS muy sofisticada para sus clientes hosteleros.

Responsabilidad del cajero

La caja inteligente smarttill® realiza un seguimiento de todos los movimientos de efectivo, tanto si se retira como si se añade dinero. smarttill® concilia el contenido de la caja con el del sistema de punto de venta al finalizar cada transacción.

Si un cajero se precipita a la caja para añadir el dinero del cliente y retira el cambio incorrecto, el sistema señalará el error inmediatamente y aparecerá un aviso en la pantalla del TPV. Se pueden enviar alertas adicionales al back office o al dispositivo móvil de un gestor.

Se trata de una forma fiable de controlar cada moneda y billete que se lleva el restaurante, ya que la discrepancia se notifica en el sistema con el número de transacción correspondiente y la identificación del cajero.

Podría darse la situación de que el camarero volviera con el cliente sin percatarse del mensaje de advertencia en la pantalla. Esto no puede ocurrir en Compostelana. Si no se ha resuelto una discrepancia, el siguiente cajero no puede manejar el TPV. Compostelana ha implementado una capa adicional de seguridad que exige que cada camarero lleve una pulsera con una identificación única, que
comunica mediante identificación por radiofrecuencia (RFID) con el sistema TPV. Los cajeros pueden entrar y salir muy rápidamente, lo que garantiza su responsabilidad y eficacia durante todo el día.

Visibilidad total del efectivo

La Solución smarttill® registra todos los movimientos de efectivo, permitiendo al gestor ver el historial de transacciones en el TPV o en el back office. El historial de transacciones puede referirse a un periodo de tiempo o a un cajero concretos. Ahora el propietario o el gerente del restaurante pueden tener una visión completa de lo que realmente ocurrió en la caja ese día
sin estar físicamente allí.

El gerente de este restaurante, Francisco Rodríguez Castellano, explicó: “La Solución smarttill® proporciona seguridad y tranquilidad. Ya ni siquiera tengo que pensar en la falta de honradez de los cajeros, como hacía en mi anterior trabajo en otro restaurante. Aquí todos mis cajeros hacen un trabajo perfecto; mi pérdida de efectivo es CERO”.

Reconciliación matutina

La Solución smarttill® permite al restaurante dejar un flotador fijo en la caja durante la noche. Esto significa que el flotador de la noche anterior es el flotador inicial a la mañana siguiente, eliminando el laborioso proceso de contar la caja para empezar el día.

La caja inteligente smarttill® proporciona el valor de la caja inmediatamente y garantiza que esta cifra se mantiene hasta el inicio del negocio gracias a su completo control del efectivo.

Como explicó el gerente: “La persona que prepara la caja por la mañana ya no tiene la presión de contar el dinero rápidamente cuando abrimos el restaurante, ya que la Solución smarttill® lo hace rápidamente por ella”.

Pagar a los proveedores

Otra ventaja añadida del nuevo sistema de gestión de efectivo es que, cuando el personal paga a los proveedores desde la caja, el dinero retirado se cuenta y registra automáticamente, lo que anima al personal a dar la suma exacta y desalienta el fraude de los empleados y los desacuerdos relacionados.

Con total visibilidad del efectivo en la caja y plena responsabilidad del cajero, la Solución de Gestión de Efectivo smarttill® protege a los empleados honrados y permite a los no directivos pagar a los proveedores directamente desde la caja sin ninguna supervisión.

Cajas elevadoras

En el restaurante La Cazuela, se implantó la Solución de Gestión de Efectivo smarttill® y en sólo cuatro semanas el nuevo sistema ha sido adoptado por todo el personal, que habla muy bien de la principal ventaja: que ya no es necesario contar las monedas y los billetes.

También se ha mejorado el procedimiento de retirada de billetes sobrantes. Ahora se puede imprimir instantáneamente el valor del alzamiento y ponerlo en un sobre con
el dinero, erradicando el recuento manual y la cumplimentación de formularios, que son susceptibles de errores humanos.

Referencias

Explora más casos prácticos