Nell’ambito della nostra serie di viaggi in auto, noi, Jef del reparto vendite e Ian, Solutions Architect di apg® (alias Thelma & Louise), visitiamo i retailer di tutto il paese per scoprire le sfide del mondo reale e condividere le nostre intuizioni pratiche. Lungo il percorso, esploriamo come una gestione più intelligente del contante possa trasformare le attività del negozio. I nomi sono cambiati, le storie sono reali e i chilometri si sommano.
Questa settimana il nostro viaggio ci ha portato a visitare una nota catena di caffetterie con bar sparsi in tutto il paese. Conosci il tipo di caffetteria: code continue, grande energia e caffè che scorre dall’alba al tramonto. Sembra un alveare ben organizzato.
Ma dietro le quinte? Una storia molto diversa.
“Circa l’80% dei nostri pagamenti avviene ancora in contanti”.
Già solo questo crea le premesse. Se poi si estende il tutto a decine (o più) di sedi, le cose si complicano rapidamente.
E poi è arrivato il vero colpo di fulmine:
“Il nostro costo totale di gestione del contante? Circa sei milioni di euro all’anno“.
In tutta la catena.
Quando i costi si moltiplicano
In un singolo bar, la gestione del contante è già una sfida. In un’intera catena, diventa un serio onere operativo e finanziario.
Insieme al loro team operativo centrale, abbiamo analizzato la provenienza di questi 6 milioni di euro di costi annuali:
- Cash counting labor (twice daily, across all locations)
- Moltiplicando le procedure di apertura e chiusura per ogni bar, ogni giorno, questo diventa un costo di lavoro enorme.
- Cash-in-transit (CIT) fees at scale
- Ritiri frequenti da più luoghi, ognuno dei quali va ad aggiungersi al conto totale.
- Back-office workload (store + HQ)
- I manager locali e i team centrali sono entrambi impegnati nella gestione, nel monitoraggio e nella riconciliazione dei contanti.
- Dead cash across the network
- Quantità significative di denaro che rimangono inattive nelle casseforti di tutti i negozi.
- Shrinkage and discrepancies
- Piccoli errori per negozio si sommano rapidamente a grandi perdite a livello di catena.
- Training and standardization challenges
- Garantire procedure di gestione del contante coerenti in tutti i bar è più facile a dirsi che a farsi.
- Operational inefficiencies at peak times
- Corsa al caffè + contanti = pressione, ritardi ed errori.
Come ha sottolineato Thelma mentre esaminava i loro numeri:
“Non si tratta di un unico grande problema, ma di centinaia di piccoli problemi moltiplicati per l’intera rete”.
Iniziare in piccolo: un test di smarttill® in alcuni caffè selezionati
Invece di adottare una soluzione per tutti in una volta sola, la catena ha adottato un approccio intelligente:
Inizia con un proof of concept (POC) di smarttill® in alcuni bar selezionati.
smarttill® può essere installato per un periodo di prova, consentendo al rivenditore di misurare l’impatto reale prima di scalare.
Prima dell’implementazione, il nostro team ha condotto un’accurata indagine sul sito, sia a livello di negozio che di operazioni centrali. Abbiamo raccolto dati su:
- Volumi di transazioni per bar
- Rapporti tra contanti e carte di credito (quell’80% si è fatto notare)
- Punti di pressione nelle ore di punta
- Flussi di lavoro del personale e interazione con il POS
- Programmi e costi di incasso
- Processi di riconciliazione in back-office
In questo modo abbiamo ottenuto una base chiara e un modo per misurare il successo quando abbiamo confrontato questi numeri dopo il periodo di prova con smarttill®.
I primi risultati: Dal caos al controllo
Dopo alcune settimane di utilizzo di smarttill® nei bar di prova, il feedback è stato molto coerente:
- Risparmio di tempo prezioso per i dipendenti grazie al conteggio automatico del contante
- Meno discrepanze e quasi eliminazione dell’errore umano
- Servizio più rapido durante le corse al caffè
- Riduzione della pressione sui dipendenti
E quando ha combinato smarttill® con currentsee®, la piattaforma SaaS di apg per la gestione del contante, la catena ha ottenuto qualcosa di ancora più prezioso:
- Visibilità centrale in tutti i bar aderenti
- Panoramica in tempo reale delle posizioni di cassa per negozio
- Migliore controllo dei movimenti di cassa
- Ottimizzazione dei programmi di trasporto del contante guidata dai dati
- Rapporti chiari e automatizzati per il quartier generale
Il risultato:
- Riduzione della pressione sui manager dei negozi
- Processi standardizzati tra le varie sedi
- Meno costi di gestione del contante in generale
Per una catena, questa visibilità cambia le carte in tavola.
Possono eliminare 6 milioni di euro? Non del tutto, ma…
Siamo realistici.
Nessuna soluzione eliminerà completamente una base di costi di 6 milioni di euro.
Ma ecco di cosa sono sicuri Thelma & Louise:
- Una parte significativa di questi costi può essere ridotta
- I risparmi sulla manodopera sono rapidamente scalabili su più sedi
- La liquidità diventa prevedibile e gestibile
- Il ROI si accelera quando si estende a tutta la catena di distribuzione
Louise l’ha detto bene mentre guardavamo l’ora di pranzo:
“Risolvere questo problema in una caffetteria è bello. Se lo fai in tutta la catena è una trasformazione”.
Thelma annuì di nuovo. Sono due cenni in questo viaggio, deve essere una cosa seria.
Pensieri finali dalla strada
Questa visita ha confermato una cosa che vediamo sempre più spesso:
Per le catene con un elevato utilizzo del contante, la sfida non è solo gestire il contante, ma gestirlo in modo coerente ed efficiente ovunque.
Con l’80% di pagamenti in contanti, questa catena di caffetterie non si libererà presto dei contanti.
Ma stanno diventando più intelligenti.
E se i risultati del POC sono buoni, questi smarttill faranno presto la loro comparsa nei bar di tutto il paese.
Ti terremo aggiornato.
Fino ad allora, di nuovo in viaggio.
– Thelma & Louise 🚗☕
