Como parte de nossa série de viagens, nós, Jef de Vendas e Ian, Arquiteto de Soluções da apg® (também conhecida como Thelma & Louise), visitamos varejistas em todo o país para descobrir desafios do mundo real e compartilhar percepções práticas. Ao longo do caminho, exploramos como uma gestão de caixa mais inteligente pode transformar as operações da loja. Os nomes são alterados, as histórias são reais e as milhas continuam a se acumular.
Esta semana, nossa viagem de carro nos levou a uma conhecida rede de cafeterias com cafés espalhados por todo o país. Você conhece o tipo, filas constantes, alta energia e café fluindo do nascer ao pôr do sol. Parece uma colméia bem organizada.
Mas nos bastidores? Uma história muito diferente.
“Cerca de 80% dos nossos pagamentos ainda são em dinheiro.”
Só isso já prepara o cenário. Agora você pode dimensionar isso em dezenas (ou mais) de locais… e as coisas se complicam rapidamente.
E aí veio a verdadeira revelação:
“Nosso custo total de manuseio de numerário? Cerca de seis milhões de euros por ano.”
Em toda a cadeia.
Quando os custos se multiplicam
Em uma única cafeteria, o manuseio de numerário já é um desafio. Em uma cadeia inteira, isso se torna um sério ônus operacional e financeiro.
Juntamente com a equipe de operações centrais, analisamos a origem desse custo anual de € 6 milhões:
- Cash counting labor (twice daily, across all locations)
- Multiplique os procedimentos de abertura e fechamento por todas as cafeterias, todos os dias – isso se torna um enorme custo de mão de obra.
- Cash-in-transit (CIT) fees at scale
- Coletas frequentes em vários locais, cada uma aumentando a conta total.
- Back-office workload (store + HQ)
- Tanto os gerentes locais quanto as equipes centrais estavam sobrecarregados com o gerenciamento, o acompanhamento e a conciliação do caixa.
- Dead cash across the network
- Quantidades significativas de dinheiro paradas nos cofres de todas as lojas.
- Shrinkage and discrepancies
- Pequenos erros por loja rapidamente se transformam em grandes perdas em toda a cadeia.
- Training and standardization challenges
- Garantir procedimentos consistentes de manuseio de numerário em todas as cafeterias é mais fácil falar do que fazer.
- Operational inefficiencies at peak times
- Corrida do café + dinheiro = pressão, atrasos e erros.
Como Thelma apontou ao revisar seus números:
“Não se trata de um grande problema, mas de centenas de pequenos problemas multiplicados por toda a rede.”
Começando pequeno: um teste do smarttill® em cafés selecionados
Em vez de implantar uma solução em todos os lugares ao mesmo tempo, a cadeia adotou uma abordagem inteligente:
Comece com uma prova de conceito (POC)do smarttill® em algumas cafeterias selecionadas.
O smarttill® pode ser instalado por um período de teste, permitindo que o varejista meça o impacto real antes de aumentar a escala.
Antes da implantação, nossa equipe realizou uma pesquisa completa no local, tanto no nível da loja quanto nas operações centrais. Coletamos dados sobre:
- Volume de transações por cafeteria
- Índices de dinheiro vs. cartão (esses 80% realmente se destacaram)
- Pontos de pressão no horário de pico
- Fluxos de trabalho da equipe e interação com o PDV
- Cronogramas e custos de coleta de dinheiro
- Processos de reconciliação de back-office
Isso nos deu uma linha de base clara e uma maneira de medir o sucesso ao comparar esses números após o período de teste com o smarttill®.
Resultados iniciais: Do caos ao controle
Após algumas semanas de uso do smarttill® nas cafeterias de teste, o feedback tem sido muito consistente:
- Economia de tempo valioso dos funcionários graças à contagem automática de dinheiro
- Menos discrepâncias e quase eliminação de erros humanos
- Serviço mais rápido durante os horários de pico do café
- Redução da pressão sobre os funcionários
E ao combinar o smarttill® com o currentsee®, a plataforma SaaS de gerenciamento de caixa da apg, a cadeia ganhou algo ainda mais valioso:
- Visibilidade central em todas as cafeterias participantes
- Visão geral em tempo real das posições de caixa por loja
- Melhor controle dos movimentos de caixa
- Otimização orientada por dados das programações de transporte de valores
- Relatórios claros e automatizados para a sede
O resultado:
- Redução da pressão sobre os gerentes de loja
- Processos padronizados em todos os locais
- Menos custos gerais de manuseio de numerário
Para uma cadeia, essa visibilidade é um divisor de águas.
Você consegue eliminar 6 milhões de euros? Não totalmente, mas…
Sejamos realistas.
Nenhuma solução eliminará completamente uma base de custos de 6 milhões de euros.
Mas é nisso que Thelma & Louise estão confiantes:
- Uma parte significativa desses custos pode ser reduzida
- A economia de mão de obra é dimensionada rapidamente em vários locais
- O caixa se torna previsível e gerenciável
- O ROI acelera quando você implementa em toda a cadeia
Louise foi muito simpática enquanto observávamos a correria da hora do almoço:
“Resolver isso em uma cafeteria é bom. Se você resolver isso em toda a cadeia, será transformador.”
Thelma acenou novamente com a cabeça. Já são dois acenos nesta viagem, deve ser sério.
Considerações finais da estrada
Essa visita confirmou algo que estamos vendo cada vez mais:
Para as cadeias com alto uso de numerário, o desafio não é apenas lidar com o numerário, mas sim lidar com ele de forma consistente e eficiente em todos os lugares.
Com 80% de pagamentos em dinheiro, essa cadeia de cafeterias não vai deixar de usar dinheiro tão cedo.
Mas eles estão ficando mais espertos em relação a isso.
E, se os resultados do POC servirem de referência, esses smarttills logo estarão aparecendo em cafés de todo o país.
Manteremos você informado.
Até lá, você voltará para a estrada.
– Thelma & Louise 🚗☕
