Im Rahmen unserer fortlaufenden Road-Trip-Reihe besuchen wir, Jef aus dem Vertrieb und Ian, Lösungsarchitekt bei apg® (auch bekannt als Thelma & Louise), Einzelhändler im ganzen Land, um reale Herausforderungen aufzudecken und praktische Erkenntnisse zu teilen. Auf dem Weg dorthin erkunden wir, wie ein intelligenteres Bargeldmanagement den Geschäftsbetrieb verändern kann. Die Namen sind geändert, die Geschichten sind echt und die Meilen summieren sich.
Diese Woche führte uns unser Roadtrip zu einer bekannten Coffeeshop-Kette, deren Cafés über das ganze Land verteilt sind. Sie kennen diese Art von Cafés: ständige Warteschlangen, viel Energie und Kaffee von Sonnenaufgang bis Sonnenuntergang. Es sieht aus wie ein gut organisierter Bienenstock.
Aber hinter den Kulissen? Eine ganz andere Geschichte.
„Etwa 80% unserer Zahlungen erfolgen immer noch in bar.“
Das allein schafft schon die Voraussetzungen. Skalieren Sie dies nun auf Dutzende (oder mehr) Standorte… und die Dinge werden schnell kompliziert.
Und dann kam der wahre Augenöffner:
„Unsere Gesamtkosten für die Bargeldbearbeitung? Rund sechs Millionen Euro pro Jahr.“
Über die gesamte Kette hinweg.
Wenn sich die Kosten vervielfachen
In einem einzigen Café ist die Handhabung von Bargeld bereits eine Herausforderung. In einer ganzen Kette wird sie zu einer ernsthaften operativen und finanziellen Belastung.
Gemeinsam mit dem zentralen Betriebsteam haben wir herausgefunden, woher die jährlichen Kosten von 6 Millionen Euro tatsächlich stammen:
- Cash counting labor (twice daily, across all locations)
- Multiplizieren Sie die Öffnungs- und Schließvorgänge für jedes Café, jeden Tag – das führt zu enormen Arbeitskosten.
- Cash-in-transit (CIT) fees at scale
- Häufige Abholungen an mehreren Orten, die jeweils die Gesamtrechnung erhöhen.
- Back-office workload (store + HQ)
- Sowohl die lokalen Manager als auch die zentralen Teams waren mit der Verwaltung, Verfolgung und Abstimmung von Bargeld beschäftigt.
- Dead cash across the network
- Erhebliche Geldbeträge liegen in allen Filialen in Tresoren brach.
- Shrinkage and discrepancies
- Kleine Fehler pro Geschäft summieren sich schnell zu großen Verlusten in der gesamten Kette.
- Training and standardization challenges
- Eine einheitliche Handhabung von Bargeld in allen Cafés zu gewährleisten, ist leichter gesagt als getan.
- Operational inefficiencies at peak times
- Kaffeetrinken + Bargeld = Druck, Verzögerungen und Fehler.
Wie Thelma bei der Durchsicht ihrer Zahlen feststellte:
„Es ist nicht ein großes Problem, sondern Hunderte von kleinen, die sich über das gesamte Netzwerk verteilen.“
Klein anfangen: Ein smarttill® Test in ausgewählten Cafés
Anstatt eine Lösung überall auf einmal einzuführen, wählte die Kette einen intelligenten Ansatz:
Beginnen Sie mit einem smarttill® Proof of Concept (POC) in einigen ausgewählten Cafés.
smarttill® kann für einen Testzeitraum installiert werden, so dass der Einzelhändler die tatsächliche Auswirkung messen kann, bevor er das Angebot erweitert.
Vor der Einführung führte unser Team eine gründliche Untersuchung vor Ort durch, sowohl in den Filialen als auch in der Zentrale. Wir sammelten Daten über:
- Transaktionsvolumen pro Café
- Verhältnis von Bargeld zu Karten (die 80% sind wirklich auffällig)
- Druckpunkte in der Hauptverkehrszeit
- Arbeitsabläufe des Personals und POS-Interaktion
- Zeitpläne und Kosten für die Bargeldeinziehung
- Back-Office-Abstimmungsprozesse
Damit hatten wir eine klare Ausgangsbasis und eine Möglichkeit, den Erfolg zu messen, wenn wir diese Zahlen nach der Testphase mit smarttill® vergleichen.
Erste Ergebnisse: Vom Chaos zur Kontrolle
Nach einigen Wochen des Betriebs von smarttill® in den Testcafés war das Feedback sehr einheitlich:
- Wertvolle Zeitersparnis für die Mitarbeiter dank automatischer Geldzählung
- Weniger Diskrepanzen und fast keine menschlichen Fehler mehr
- Schnellerer Service bei großem Andrang auf den Kaffee
- Geringerer Druck auf die Mitarbeiter
Und durch die Kombination von smarttill® mit currentsee®, der SaaS-Plattform für Bargeldmanagement der apg, gewann die Kette etwas noch Wertvolleres:
- Zentrale Sichtbarkeit für alle teilnehmenden Cafés
- Echtzeit-Übersicht über die Bargeldbestände pro Filiale
- Bessere Kontrolle der Bargeldbewegungen
- Datengesteuerte Optimierung von Geldtransportplänen
- Übersichtliche, automatisierte Berichterstattung für das Hauptquartier
Das Ergebnis:
- Geringerer Druck auf Filialleiter
- Standardisierte Prozesse an allen Standorten
- Insgesamt weniger Kosten für die Bargeldbearbeitung
Für eine Kette ist diese Sichtbarkeit ein entscheidender Faktor.
Können sie 6 Millionen € streichen? Nicht ganz, aber…
Lassen Sie uns realistisch sein.
Keine Lösung wird die Kosten in Höhe von 6 Millionen Euro vollständig beseitigen.
Aber hier ist, was Thelma & Louise zuversichtlich stimmt:
- Ein erheblicher Teil dieser Kosten kann reduziert werden
- Arbeitseinsparungen skalieren schnell über mehrere Standorte hinweg
- Bargeld wird berechenbar und überschaubar
- ROI beschleunigt sich, wenn Sie die gesamte Kette einführen
Louise hat es sehr schön ausgedrückt, als wir den Ansturm zur Mittagszeit beobachteten:
„Das in einem Café zu beheben ist schön. Es in der gesamten Kette zu beheben, ist transformativ.“
Thelma nickte erneut. Das ist das zweite Nicken auf dieser Reise, es muss ernst sein.
Abschließende Überlegungen von unterwegs
Dieser Besuch bestätigte etwas, das wir immer häufiger sehen:
Für Ketten mit hohem Bargeldverbrauch besteht die Herausforderung nicht nur in der Handhabung des Bargelds, sondern auch darin, es überall konsistent und effizient zu handhaben.
Mit 80% Barzahlung wird diese Kaffeekette nicht so bald bargeldlos werden.
Aber sie werden dabei immer schlauer.
Und wenn es nach den Ergebnissen des POC geht, werden diese Smarttills bald in Cafés im ganzen Land auftauchen.
Wir halten Sie auf dem Laufenden.
Bis dahin, zurück auf die Straße.
– Thelma & Louise 🚗☕
