Amélioration du service à la clientèle grâce à des gains de productivité

Grupo Compostelana est une chaîne de restaurants familiale des îles Canaries
qui offre à ses clients une cuisine et une hospitalité excellentes.

Certains restaurants sont spécialisés dans la pizza ou le poisson, tandis que d’autres proposent une variété
de plats dans un environnement très chaleureux et contemporain.

Les restaurants sont généralement occupés à servir les clients à l’heure du déjeuner et dans les soirées
; certains restent ouverts jusqu’au petit matin.

Protection des bénéfices

Puerto de la Cruz, à Tenerife, est une destination touristique et Compostelana est un restaurant et un bar très populaire qui sert une large sélection de plats dans un emplacement de choix. Afin d’offrir le meilleur service à la clientèle, les serveurs du restaurant utilisent une seule station de paiement après que le client a payé son addition à la table.

La prise en charge de plusieurs serveurs sur une seule caisse entraîne un long processus de réconciliation manuelle. Les totaux ne s’équilibraient pas et la caisse était régulièrement déficitaire. Le problème était qu’après une journée bien remplie, on ne savait pas exactement quand, où et par qui la perte avait été générée, ni si elle était due à une véritable erreur humaine ou à une fraude de la part du caissier.

L’enquête s’est avérée impossible avec un tiroir-caisse standard, car la seule information dont disposait le directeur était le solde du fonds de caisse à l’ouverture et à la fermeture. Les mouvements physiques réels de l’argent entre ces deux dates étaient inconnus. Il n’y avait pas non plus de système de vidéosurveillance installé dans les locaux pour effectuer des vérifications.

Le problème de la perte de revenus a disparu dès que la solution smarttill® a été installée et la perte de trésorerie est devenue une chose du passé. Le propriétaire et les gérants du restaurant se fient désormais à smarttill®, qui est devenu un élément très important de la bonne marche du restaurant

Rapprochement en fin de journée et d’équipe

Le rapprochement n’est plus considéré comme une tâche fastidieuse puisqu’il est effectué rapidement et facilement grâce à la solution smarttill®. Avec smarttill®, l’ensemble du processus ne prend que quelques minutes, et le comptage proprement dit s’effectue instantanément car le système fournit automatiquement le compte de la caisse par dénomination. La précision est assurée au centime près.

Les rapports correspondants sont générés automatiquement par le système, ce qui élimine la nécessité de remplir des formulaires manuellement. L’utilisation du personnel est également améliorée. Lors de la réconciliation de l’après-midi, plus de temps est consacré au client et le soir, plus de temps est consacré aux tâches liées à la fermeture du restaurant.

Comme l’explique le directeur du restaurant : “Auparavant, trois personnes étaient affectées à des tâches telles que le rangement général et la mise en place des chaises et des tables. Aujourd’hui, je dispose de quatre personnes, car l’une d’entre elles a été déchargée du processus de comptage manuel des espèces grâce à la technologie smarttill®.”

Un serveur d’un autre restaurant a déclaré : “Je suis très heureux car je peux fermer le restaurant plus tôt et rentrer chez moi pour voir ma famille : “Je suis très heureux car je peux fermer le restaurant plus tôt et rentrer chez moi pour voir ma famille.

Gains de productivité

La force motrice de la décision du Grupo Compostelana a été la réduction des pertes d’argent constatée avec le tiroir-caisse intelligent smarttill®. Un autre avantage pour le restaurant est qu’il n’a plus besoin de passer du temps à compter les espèces.

Auparavant, le personnel comptait les pièces et les billets à la main, ce qui représentait un travail laborieux, même avec une seule caisse, et la précision n’était jamais garantie. Auparavant, le personnel passait 30 minutes à chaque fois qu’il devait effectuer un rapprochement, une fois après l’équipe du matin, vers 16 heures, et une fois après la fermeture, vers 2 heures du matin. Ce gain de temps a amélioré la qualité de vie du personnel, qui a pu rentrer chez lui plus tôt.

Conseils de calcul

Le personnel avait l’habitude de compter les pourboires manuellement, ce qui prenait également du temps, surtout lorsqu’il laissait tomber l’argent par accident ou qu’il devait le recompter.

La nouvelle procédure utilise le tiroir-caisse intelligent smarttill® pour calculer la valeur du pourboire. Les pièces et les billets sont déposés dans le compartiment approprié et la valeur est calculée en quelques secondes, ce qui permet au gérant de gagner un temps précieux.

Précision au point près

D’autres restaurants de la chaîne Grupo Compostelana ont constaté des avantages similaires. À la Compostelana Pizzeria, Grupo Compostelana, l’un des serveurs a mentionné que lorsqu’ils avaient l’habitude d’effectuer le rapprochement de l’après-midi, qui prenait 15 à 20 minutes, ils devaient cesser de prendre les paiements des clients. Aujourd’hui, c’est tellement rapide que les clients ne remarquent même pas que la procédure est en cours.

Solutions De Gestion Des Espèces

Les solutions de gestion des espèces disponibles aujourd’hui réduiront inévitablement les pertes d’argent et maximiseront la croissance du chiffre d’affaires. Les restaurateurs et les détaillants comme Grupo Compostelana qui investissent dans les nouvelles technologies de traitement des espèces bénéficieront d’une efficacité opérationnelle
grâce à l’automatisation du comptage des espèces et à la visibilité des espèces en temps réel sur le point de vente. Pour la chaîne de restaurants des îles Canaries, les tiroirs-caisses intelligents
ont offert de nombreux avantages sur le lieu de vente.

Préoccupation pour les pertes de trésorerie

Le propriétaire des six restaurants du Grupo Compostelana gère son entreprise avec succès depuis de nombreuses années mais, à la fin de la journée, les pertes de trésorerie étaient préoccupantes car la caisse ne correspondait pas aux recettes escomptées.

Avec plusieurs caissiers travaillant à partir d’un seul point de vente, il était impossible d’identifier la cause du problème.

Le propriétaire du restaurant a accueilli favorablement la solution de gestion de trésorerie smarttill®, qui lui a permis de protéger ses ventes en éliminant une perte de trésorerie quotidienne de 30 euros. Outre la réduction des pertes d’argent, la solution smarttill® Cash Management a également contribué à améliorer l’efficacité opérationnelle du restaurant. Cette efficacité opérationnelle a permis d’améliorer la qualité de vie des caissiers et des gérants qui ont pu rentrer chez eux plus tôt après la fin de leur service.

La solution a été fournie par le fournisseur de solutions POS, Tecnireg, et après le premier essai dans l’un des restaurants, elle a été rapidement déployée dans les autres. Tecnireg a intégré la solution de gestion de trésorerie smarttill® d’apg® dans son logiciel, offrant ainsi une solution EPOS très sophistiquée à ses clients du secteur de l’hôtellerie et de la restauration.

Responsabilité des caissiers

Le tiroir-caisse intelligent smarttill® suit tous les mouvements d’argent, qu’il s’agisse de retirer ou d’ajouter de l’argent. smarttill® rapproche le contenu de la caisse du système POS à la fin de chaque transaction.

Si un caissier se précipite à la caisse pour ajouter l’argent du client et retire la mauvaise monnaie, le système signale immédiatement l’erreur et un avertissement s’affiche sur l’écran du point de vente. Des alertes supplémentaires peuvent être envoyées au back-office ou à l’appareil mobile d’un gérant.

Il s’agit d’un moyen fiable de contrôler chaque pièce et chaque billet pris par le restaurant, car l’anomalie est signalée dans le système avec le numéro de la transaction et l’identifiant du caissier.

Il peut arriver que le serveur retourne vers le client sans remarquer le message d’avertissement sur l’écran. Cela ne peut pas se produire à Compostelana. Si une anomalie n’a pas été résolue, le caissier suivant ne peut pas utiliser le point de vente. Compostelana a mis en place un niveau de sécurité supplémentaire qui exige que chaque serveur porte un bracelet avec une identification unique, qui
communique par identification par radiofréquence (RFID) avec le système de point de vente. Les caissiers peuvent se connecter et se déconnecter très rapidement, ce qui garantit la responsabilité et l’efficacité des caissiers tout au long de la journée.

Visibilité complète des liquidités

La solution smarttill® enregistre tous les mouvements d’argent, ce qui permet au gérant de consulter l’historique des transactions sur le point de vente ou dans le back-office. L’historique des transactions peut porter sur une période ou un caissier spécifique. Le propriétaire ou le gérant du restaurant peut désormais avoir une vision complète de ce qui s’est réellement passé à la caisse ce jour-là
sans être physiquement présent.

Le gérant de ce restaurant, Francisco Rodriguez Castellano, explique : “La solution smarttill® offre à la fois sécurité et tranquillité d’esprit. Je n’ai même plus à me soucier de la malhonnêteté des caissiers, comme c’était le cas dans mon précédent emploi dans un autre restaurant. Tous mes caissiers font un travail parfait ici ; mes pertes d’argent sont nulles”.

Réconciliation du matin

La solution smarttill® permet au restaurant de laisser un montant fixe dans la caisse pendant la nuit. Cela signifie que le fonds de caisse de la nuit précédente est le fonds de caisse de départ le lendemain matin, ce qui élimine le processus fastidieux de comptage de la caisse pour commencer les transactions de la journée.

Le tiroir-caisse intelligent smarttill® fournit immédiatement la valeur de la caisse et veille à ce que ce chiffre reste inchangé jusqu’au début de l’activité grâce à son contrôle complet des espèces.

Comme l’explique le gérant : “La personne qui installe la caisse le matin n’est plus obligée de compter les espèces rapidement lorsque nous ouvrons le restaurant, car la solution smarttill® le fait rapidement pour elle.”

Payer les fournisseurs

Autre avantage du nouveau système de gestion des liquidités : lorsque le personnel paie les fournisseurs à partir de la caisse, l’argent retiré est automatiquement compté et enregistré, ce qui encourage le personnel à donner la somme exacte et décourage la fraude et les désaccords qui y sont liés.

Grâce à la visibilité complète des espèces à la caisse et à la responsabilité totale du caissier, la solution de gestion des espèces smarttill® protège les employés honnêtes et permet aux non-managers de payer les fournisseurs directement à partir de la caisse, sans aucune supervision.

Lève-caisses

Dans le restaurant La Cazuela, la solution de gestion des espèces smarttill® a été mise en œuvre et, en l’espace de quatre semaines seulement, le nouveau système a été adopté par l’ensemble du personnel, qui ne tarit pas d’éloges sur son principal avantage : il n’est plus nécessaire de compter les pièces et les billets.

La procédure de manipulation des billets excédentaires a également été améliorée. Désormais, la valeur de la levée peut être imprimée instantanément et placée dans une enveloppe avec
l’argent, ce qui élimine le comptage manuel et le remplissage de formulaires qui sont susceptibles de provoquer des erreurs humaines.

Références

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