Como parte de nuestra serie de viajes por carretera, Jef, de Ventas, e Ian, Arquitecto de Soluciones de apg® (también conocido como Thelma & Louise), visitamos comercios de todo el país para descubrir los retos del mundo real y compartir ideas prácticas. Por el camino, exploramos cómo una gestión del efectivo más inteligente puede transformar las operaciones de las tiendas. Los nombres cambian, las historias son reales y los kilómetros siguen sumando.
Esta semana, nuestro viaje por carretera nos llevó a una conocida cadena de cafeterías con cafeterías repartidas por todo el país. Ya conoces el tipo, colas constantes, mucha energía y café fluyendo de sol a sol. Parecen una colmena bien organizada.
¿Pero entre bastidores? Una historia muy diferente.
«Alrededor del 80% de nuestros pagos siguen siendo en efectivo».
Sólo eso ya prepara el terreno. Ahora amplíalo a docenas (o más) de ubicaciones… y las cosas se complican rápidamente.
Y entonces llegó la verdadera revelación:
«¿Nuestro coste total de gestión de efectivo? Unos seis millones de euros al año«.
En toda la cadena.
Cuando los costes se multiplican
En una sola cafetería, el manejo del efectivo ya es un reto. En toda una cadena, se convierte en una grave carga operativa y financiera.
Junto con su equipo central de operaciones, desglosamos de dónde proceden realmente esos 6 millones de euros de coste anual:
- Cash counting labor (twice daily, across all locations)
- Multiplicar los procedimientos de apertura y cierre por cada cafetería, cada día, se convierte en un enorme coste de mano de obra.
- Cash-in-transit (CIT) fees at scale
- Recogidas frecuentes en varios lugares, cada una de las cuales aumenta la factura total.
- Back-office workload (store + HQ)
- Tanto los gestores locales como los equipos centrales se atascaban gestionando, siguiendo y conciliando el efectivo.
- Dead cash across the network
- Cantidades significativas de dinero inactivas en las cajas fuertes de todas las tiendas.
- Shrinkage and discrepancies
- Los pequeños errores por tienda se suman rápidamente a grandes pérdidas en toda la cadena.
- Training and standardization challenges
- Garantizar procedimientos coherentes de gestión del efectivo en todas las cafeterías es más fácil de decir que de hacer.
- Operational inefficiencies at peak times
- La prisa del café + el dinero = presión, retrasos y errores.
Como señaló Thelma al revisar sus números:
«No es un gran problema; son cientos de pequeños multiplicados por toda la red».
Empezar poco a poco: una prueba de smarttill® en cafés seleccionados
En lugar de desplegar una solución en todas partes a la vez, la cadena adoptó un enfoque inteligente:
Empieza con una prueba de concepto (POC)de smarttill® en algunos cafés seleccionados.
smarttill® puede instalarse durante un periodo de prueba, lo que permite al minorista medir el impacto real antes de escalar.
Antes del despliegue, nuestro equipo llevó a cabo un estudio exhaustivo del emplazamiento, tanto en las tiendas como en las operaciones centrales. Recogimos datos sobre:
- Volumen de transacciones por cafetería
- Ratios de efectivo frente a tarjeta (ese 80% realmente destacaba)
- Puntos de presión en hora punta
- Flujos de trabajo del personal e interacción con el TPV
- Calendarios y costes de recaudación
- Procesos de conciliación back-office
Esto nos proporcionó una línea de base clara, y una forma de medir el éxito al comparar estas cifras tras el periodo de prueba con smarttill®.
Primeros resultados: Del caos al control
Tras unas semanas de funcionamiento de smarttill® en los cafés de prueba, la respuesta ha sido muy consistente:
- Valioso tiempo de los empleados ahorrado gracias al recuento automático de efectivo
- Menos discrepancias y casi eliminación del error humano
- Servicio más rápido en las horas punta
- Reducción de la presión sobre los empleados
Y al combinar smarttill® con currentsee®, la plataforma SaaS de gestión de efectivo de apg, la cadena obtuvo algo aún más valioso:
- Visibilidad central en todos los cafés participantes
- Visión general en tiempo real de las posiciones de efectivo por tienda
- Mejor control de los movimientos de efectivo
- Optimización basada en datos de los calendarios de CIT
- Informes claros y automatizados para la sede central
El resultado:
- Reducción de la presión sobre los jefes de tienda
- Procesos estandarizados en todas las sedes
- Menos costes generales de gestión de efectivo
Para una cadena, esa visibilidad cambia las reglas del juego.
¿Pueden eliminar 6 millones de euros? No del todo, pero…
Seamos realistas.
Ninguna solución eliminará por completo una base de costes de 6 millones de euros.
Pero he aquí en qué confían Thelma y Louise:
- Una parte importante de estos costes puede reducirse
- El ahorro de mano de obra se amplía rápidamente a múltiples ubicaciones
- La tesorería se vuelve previsible y manejable
- El retorno de la inversión se acelera cuando se implanta en toda la cadena
Louise lo dijo muy bien mientras observábamos el ajetreo de la hora de comer:
«Arreglar esto en una cafetería está bien. Arreglarlo en toda la cadena es transformador».
Thelma volvió a asentir. Ya van dos asentimientos en este viaje, debe de ser en serio.
Reflexiones finales desde la carretera
Esta visita confirmó algo que vemos cada vez más:
Para las cadenas con un elevado uso de efectivo, el reto no es sólo manejar el efectivo, sino manejarlo de forma coherente y eficaz en todas partes.
Con un 80% de pagos en efectivo, esta cadena de cafés no va a dejar de pagar en efectivo en un futuro próximo.
Pero se están volviendo más inteligentes al respecto.
Y si los resultados del POC no fallan, esas smarttills no tardarán en aparecer en los cafés de todo el país.
Te mantendremos informado.
Hasta entonces, de vuelta a la carretera.
– Thelma y Louise 🚗☕
