Dans le cadre de notre série de voyages, Jef des ventes et Ian, architecte de solutions chez apg® (alias Thelma & Louise), visitons des détaillants à travers le pays pour découvrir les défis du monde réel et partager des idées pratiques. En chemin, nous explorons comment une gestion plus intelligente des espèces peut transformer les opérations des magasins. Les noms sont changés, les histoires sont vraies et les kilomètres s’accumulent.
Cette semaine, notre voyage nous a conduits dans une chaîne de cafés bien connue , dont les établissements sont disséminés dans tout le pays. Vous savez ce que c’est : des files d’attente constantes, une énergie débordante et du café qui coule à flot du lever au coucher du soleil. On dirait une ruche bien organisée.
Mais dans les coulisses ? Une histoire bien différente.
« Environ 80 % de nos paiements se font encore en espèces.
Cela suffit à planter le décor. Maintenant, mettez cela à l’échelle de dizaines (ou plus) de sites… et les choses se compliquent rapidement.
C’est alors qu’est survenue la véritable révélation :
« Notre coût total de traitement des espèces ? Environ six millions d’euros par an.
Tout au long de la chaîne.
Quand les coûts se multiplient
Dans un seul café, la gestion des espèces est déjà un défi. À l’échelle d’une chaîne entière, elle devient une lourde charge opérationnelle et financière.
En collaboration avec l’équipe chargée des opérations centrales, nous avons analysé l’origine de ce coût annuel de 6 millions d’euros :
- Cash counting labor (twice daily, across all locations)
- Multipliez les procédures d’ouverture et de fermeture par chaque café, chaque jour, et vous obtiendrez un coût de main-d’œuvre considérable.
- Cash-in-transit (CIT) fees at scale
- Des ramassages fréquents à partir de plusieurs endroits, chacun d’entre eux augmentant la facture totale.
- Back-office workload (store + HQ)
- Les responsables locaux et les équipes centrales sont tous deux accaparés par la gestion, le suivi et le rapprochement des liquidités.
- Dead cash across the network
- D’importantes sommes d’argent sont inutilisées dans les coffres-forts de tous les magasins.
- Shrinkage and discrepancies
- Les petites erreurs commises dans chaque magasin se traduisent rapidement par des pertes importantes à l’échelle de la chaîne.
- Training and standardization challenges
- Il est plus facile à dire qu’à faire de garantir la cohérence des procédures de traitement des espèces dans tous les cafés.
- Operational inefficiencies at peak times
- Ruée vers le café + argent liquide = pression, retards et erreurs.
Comme l’a souligné Thelma en examinant leurs chiffres :
« Il ne s’agit pas d’un gros problème, mais de centaines de petits problèmes multipliés sur l’ensemble du réseau.
Commencer petit : un test smarttill® dans des cafés sélectionnés
Au lieu de déployer une solution partout à la fois, la chaîne a adopté une approche intelligente :
Commencez par une démonstration de faisabilité de smarttill® dans quelques cafés sélectionnés.
smarttill® peut être installé pour une période d’essai, ce qui permet au détaillant de mesurer l’impact réel avant de passer à l’échelle supérieure.
Avant le déploiement, notre équipe a mené une étude approfondie du site, tant au niveau des magasins qu’au niveau des opérations centrales. Nous avons recueilli des données sur :
- Volume de transactions par café
- Ratios argent liquide/carte de crédit (les 80 % les plus importants)
- Points de pression aux heures de pointe
- Flux de travail du personnel et interaction avec les points de vente
- Calendrier et coûts de l’encaissement
- Processus de réconciliation du back-office
Cela nous a permis d’établir une base de référence claire et de mesurer le succès en comparant ces chiffres après la période d’essai avec smarttill®.
Premiers résultats : Du chaos au contrôle
Après quelques semaines de fonctionnement de smarttill® dans les cafés d’essai, les réactions ont été très cohérentes :
- Gain de temps précieux pour les employés grâce au comptage automatique des espèces
- Moins de divergences et quasi-élimination de l’erreur humaine
- Un service plus rapide en cas de forte affluence
- Réduction de la pression sur les employés
En associant smarttill® à currentsee®, la plateforme SaaS de gestion de trésorerie d’apg, la chaîne a gagné encore plus de valeur :
- Visibilité centrale dans tous les cafés participants
- Aperçu en temps réel des positions de trésorerie par magasin
- Meilleur contrôle des mouvements de trésorerie
- Optimisation des programmes de transport de fonds sur la base de données
- Des rapports clairs et automatisés pour le siège
Le résultat :
- Réduction de la pression sur les directeurs de magasin
- Des processus normalisés dans tous les sites
- Moins de frais de traitement des espèces dans l’ensemble
Pour une chaîne, cette visibilité change la donne.
Peuvent-ils éliminer 6 millions d’euros ? Pas tout à fait, mais…
Soyons réalistes.
Aucune solution ne permettra de supprimer complètement une base de coûts de 6 millions d’euros.
Mais voici ce que Thelma et Louise sont sûres d’elles :
- Une grande partie de ces coûts peut être réduite
- Les économies de main-d’œuvre s’étendent rapidement à plusieurs sites
- La trésorerie devient prévisible et gérable
- Le retour sur investissement s’accélère lors du déploiement à l’échelle de la chaîne
Louise l’a joliment dit pendant que nous observions la cohue de l’heure du déjeuner :
« Régler ce problème dans un café, c’est bien. Le faire dans l’ensemble de la chaîne, c’est une transformation ».
Thelma acquiesce à nouveau. Ça fait deux hochements de tête pour ce voyage, ça doit être sérieux.
Dernières réflexions sur la route
Cette visite a confirmé un phénomène que nous observons de plus en plus souvent :
Pour les chaînes qui utilisent beaucoup d’argent liquide, le défi n’est pas seulement de gérer l’argent liquide, mais aussi de le gérer partout de manière cohérente et efficace.
Avec 80 % de paiements en espèces, cette chaîne de cafés n’est pas près de se passer d’argent liquide.
Mais ils sont de plus en plus intelligents.
Et si l’on en croit les résultats du POC, ces smarttills feront bientôt leur apparition dans les cafés de tout le pays.
Nous vous tiendrons au courant.
En attendant, reprenez la route.
– Thelma & Louise 🚗☕☕
